Вопросы к Юристу

Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами

Приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка) Арендовать личное имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование Не нужно платить страховые взносы, а в случае с компенсацией — и НДФЛ На проверке надо будет доказать, что имущество директора действительно используется в производственной деятельности компании Договор аренды или соглашение о выплате компенсации и приказ Провести в учете личные расходы директора как расходы компании Не нужно начислять НДФЛ и взносы. А расходы можно будет учесть при расчете налога на прибыль, конечно, если их обосновать На проверке будет сложно доказать обоснованность личных расходов директора Авансовый отчет с подтверждающими документами (накладными, чеками и т. п.) Для кого подходит: Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

Как отразить в налоговом учете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Но для этого должны быть выполнены такие условия:

  1. расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему),
  1. приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Таковы требования пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов по приобретению товаров через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения 3 апреля секретарю ООО «Альфа» Е.В.

Ивановой выдано 2000 руб. на покупку для организации канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.). 6 апреля она приобрела канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой, бухгалтер принял полученные материалы к учету.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Следовательно, оформлять доверенность не требуется. Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Объясняется это так. Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Полученные от подотчётного сотрудника средства должны быть отражены в бухучете следующими проводками: Важно: для того чтобы произвести безналичный расчет руководство должно самостоятельно установить порядок расчета с подотчётным работником. Существует несколько различных варианта средств:

  1. Стандартный возврат наличными средствами,
  2. Возврата на рублевый или валютный счета,
  3. Возможен возврат на расчетный счет компании.
  1. Так и с согласия руководства.
  2. Как с самим работником,

Процесс удержания денег должен быть отражен в бухгалтерском учете при помощи проводки Д 70 К 71.

Если работник потратил свои деньги

Где была сделана покупка? 2. Сохранились ли подтверждающие документы по покупке? 3. Кто и каким образом будет пользоваться приобретением?

Единого мнения по этому вопросу нет. Вот несколько точек зрения: Сразу отметим, что прямого запрета сначала произвести расходы за счет средств сотрудника, потом оформить это авансовым отчетом, отнести в расходы организации и компенсировать затраты работнику, законодательство не содержит.

В бланке авансового отчета предусмотрен случай перерасхода подотчетной суммы. Покупка полностью из личных средств сотрудника может рассматриваться как частный случай такого перерасхода. Какие документы вам потребуются для принятия к учету расходов: Во исполнение приказа работникам (кроме директора) могут выдаваться доверенности, которыми они будут пользоваться при оформлении первичных документов в процессе покупок.

Приобретены материалы подотчетным лицом проводка

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб. Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету: Получите 267 видеоуроков по 1С

Как выдать средства денежные в ПОД ОТЧЕТ, как сдать Авансовый ОТЧЕТ

Заявление можно составить в печатном виде, а можно написать от руки. В одном документе может быть указано несколько подотчетников. Распорядительный документ (приказ) должен содержать следующие сведения:

  1. суммы наличных денег,
  2. дату и регистрационный номер документа.
  3. срока, на который они выдаются,
  4. фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица,
  5. подпись руководителя,

На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации должен оформить расходный кассовый ордер согласно правил бухгалтерского учета, указать назначение аванса.

Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами

На практике многие главбухи пытаются избежать кредитового сальдо по счету 71.

И в этом случае за организацией числится долг, но не перед подотчетным лицом, а перед поставщиком. У обоих методов есть свои недостатки. В первом случае инспекторы, возможно, расценят, что компания получила облагаемый доход в виде незаплаченных процентов по кредиту.

Во втором случае могут придраться к работнику-продавцу и начислить ему НДФЛ с выручки. Ситуация четвертая: из-за большого количества подотчетных лиц удобнее оформлять авансовые отчеты раз в месяц Формально такой подход является нарушением, поскольку подотчетные средства можно выдавать только после полного отчета по ранее выданному авансу (п.

11 Порядка ведения кассовых операций). Правда, штраф не предусмотрен, а статья 15.1 КоАП РФ тут не применима.

Ситуация пятая: подотчетник принес подтверждающие документы, где сумма по товарному чеку меньше, чем по кассовому чеку Ситуация шестая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» значится просроченная дебиторская задолженность Также бухгалтеру придется подать сведения в налоговую инспекцию о том, что бывший работник получил доход в виде прощенного долга. Сделать это нужно не позднее одного месяца по окончании календарного года (п. 5 ст. 226 НК РФ). * Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.

Ох уж этот подотчет.

А после этой даты форма счета в качестве документа строгой отчетности использоваться уже не может, , , .

Подробно о том, какие налоговые риски возникают, если подотчетник принес «проблемную» первичку, написано: 2010, № 21, с. 33 Кроме того, если гостиница распечатала счет 3-Г просто на компьютере, то в вычете НДС откажут однозначно.

БСО должен быть изготовлен типографским способом или с использованием автоматизированной системы. Компьютер же к автоматизированной системе не относится. А чек ККТ с выделенной суммой НДС в этом случае вам не поможет, , .

Таким образом, лучше запросите у гостиницы счет-фактуру.

А если это сделать невозможно, безопаснее не принимать НДС к вычету.

Л.М. Барышникова, г. Лыткарино, Московская обл. Подотчетник принес товарный и кассовый чеки, в которых стоимость канцтоваров отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене.

Подотчетные лица

№ Содержание операции Дебет Кредит 1 Выданы из кассы подотчетные средства 71 50 2 Приобретены материалы из подотчетных средств 10 71 3 Учтен НДС по расходам с подотчетных сумм 19 71 4 Произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур) с подотчетных сумм 68 19 5 Осуществлены общехозяйственные расходы из подотчетных средств 20/26 71 6 Возвращен остаток неизрасходованных подотчетных сумм в кассу 50 71 7 Возмещен перерасход подотчетных сумм 71 50 8 Списаны невозвращенные в срок подотчетные суммы 94 71 Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Чем опасна бесконечная выдача денег под отчет руководителю фирмы

Согласно абз.7 п.2 Указания Банка России №3210-У от 11.03.14г.

под свободными денежными средствами понимаются наличные деньги, которые превышают установленный предприятием кассовый лимит и фактически находятся в кассе.

И храниться такие средства должны только на банковском счете,

  1. за накопление наличных денег в кассе сверх установленного на предприятии кассового лимита. Исключение составляют накопления денежных средств в те дни, когда производится выплата зарплаты, стипендий и иных вознаграждений, которые относятся к фонду оплаты труда (согласно методологии, используемой для заполнения форм статистического наблюдения), и когда выплачиваются средства социального характера. В эти дни, когда абз.8 п.2 Указания №3210-У допускается превышение в кассе ее лимита, включают и день снятия наличности со счета в банке для осуществления указанных выплат.

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

Пример 1 Офис-менеджеру Соколовой Т. С. было выдано в подотчет 5 500 руб. на закупку продуктов, необходимых для проведения заседания совета директоров.

На кассе выяснилось, что сумма покупки составила 6 280 руб., и для оплаты покупки работница добавила собственные денежные средства.

После проверки авансового отчета работодатель выплатил Соколовой образовавшийся перерасход в размере 780 руб. Если же последовательность вышеуказанных действий нарушена и работник израсходовал собственные ДС в полной уверенности, что работодатель возместит ему все затраты, то такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет.

Ведь в ней работник действовал от своего имени (п. 1 ст. 183 ГК РФ), и еще неизвестно, одобрит ли данную покупку руководитель.

Так бывает, когда работник не согласовывает свои действия с руководителем.

Подотчетные суммы: назначение, выдача, возврат неиспользованной суммы. Авансовый отчет

Операция осуществляется на основании заявления.

Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО. В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись.

Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами.

Работник купил материалы за свой счет

Почему возмещение расходов не надо проводить как подотчетные суммы Сергей Рюмин,аудитор,управляющий партнер ООО «КАФ “ИНВЕСТАУДИТТРАСТ”» — Сотрудник купил на свои деньги материалы для фирмы и обратился за компенсацией расходов.

Нужно ли для их подтверждения оформлять авансовый отчет? — Нет, заполнять авансовый отчет не нужно.

Так как по общему правилу этот документ составляют только в том случае, когда работники предварительно получили деньги под отчет.

То есть авансовый отчет нужен для того, чтобы показать, на что израсходованы средства компании.

А рассматриваемая ситуация по большому счету никакого отношения к подотчету не имеет.

Следовательно, и отчитываться не за что. — Как бухгалтеру оформить такую покупку, какие документы потребуются?

поэтому лучше его издать. Например, внутрифирменным приказом можно закрепить возможность приобретать сотрудниками материалы для фирмы за счет своих средств. А также оговорить максимальную сумму покупки, срок возврата денег и т. п. Ознакомить с этим приказом следует всех работников под роспись.

— Можно ли компенсацию, выплаченную сотруднику, отнести на расходы при «упрощенке»? — Конечно. Сразу после того, как все документы составленв, а компенсация выплачена, ее можно включить в состав материальных расходов при УСН (подп.

5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если речь идет о покупке материалов. — Как отразить возмещение средств сотруднику в бухучете?

— В бухучете суммы, причитающиеся работнику в возмещение потраченных им средств, логичнее отразить с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Ситуация первая: компания перечисляет подотчетные средства на пластиковые карты работников

Запрета на подобные действия в законодательстве нет, и ответственность не предусмотрена. Применить статью 15.1 КоАП РФ, где говорится о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, здесь нельзя. Дело в том, что перечень таких нарушений ограничен, и в него входят лишь расчеты наличными сверх лимита, неоприходование денег в кассу, несоблюдение порядка хранения свободной наличности и превышение лимита кассы. О переводе подотчетных сумм на пластиковую карту работника в статье 15.1 КоАП РФ нет ни слова.

Однако, на практике многие банки отказываются перечислять подотчетные деньги с расчетного счета компании на зарплатные счета работников. В качестве обоснования приводят пункты 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций*, в которых упоминается лишь наличная форма выдачи средств под отчет. Еще один аргумент банкиров — письмо ЦБ РФ от 18.12.06 № 36-3/2408, не позволяющее перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты.

Единственное исключение, которое делают наиболее лояльные банки, связано с командировочными расходами. Такие средства иногда разрешают переводить на карту, поскольку Центробанк допускает подобный вариант. Главное, чтобы он был прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (письмо ЦБ РФ от 24.12.08 № 14-27/513).

Избежать сложностей можно, если открыть корпоративные карточные счета для каждого из подотчетных лиц, и переводить на них необходимые суммы. Такие счета принадлежат предприятию. Следовательно, и деньги, которые на них находятся, — это собственность организации, а не работника. В такой ситуации от банка потребуется лишь переместить деньги с одного счета организации на другой. Затем сотрудник снимет деньги, потратит их, и предоставит в бухгалтерию авансовый отчет в обычном порядке.

Ситуация вторая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» образовалось кредитовое сальдо

Бывает, что в кассе компании не хватает денег, чтобы выдать под отчет. При этом сотрудник (чаще всего руководитель) приобретает товары или оплачивает услуги для организации из личных средств. После чего оформляет авансовый отчет и сдает на предприятие. Бухгалтер в свою очередь делает проводку по кредиту счета 71, и отражает тем самым долг компании перед работником. Задолженность будет числиться до тех пор, пока в кассе не появится наличность, и кассир не возместит затраченные средства. Иногда кредитовое сальдо по счету 71 не списывается на протяжении нескольких месяцев или даже лет.

В этой ситуации нет ничего, что противоречило бы закону. По сути, покупка из личных средств — это частный случай перерасхода подотчетной суммы, а он предусмотрен в бланке авансового отчета**. Там есть специальное поле для реквизитов расходника, оформленного при возмещении сотруднику перерасходованных денег. Логика такова: раз допустимо частично оплатить товар из личных средств, то не возбраняется и полностью расплатиться собственными деньгами.

Правда, могут возникнуть сложности при учете товаров и услуг, приобретенных за деньги работника. Не исключено, что налоговики станут утверждать, будто данная продукция (или услуга) не принадлежит компании. Поэтому нельзя включить ее стоимость в расходы и принять к вычету НДС.

На практике многие главбухи пытаются избежать кредитового сальдо по счету 71. Для этого действуют одним из двух способов.

Первый способ — оформление договора беспроцентного займа, по которому работник якобы дает предприятию в долг некую сумму денег. Бухгалтерия приходует их в кассу, после чего выдает этому же сотруднику под отчет. Он расходует средства, сдает авансовый отчет, и взаиморасчеты с ним как с подотчетником выходят в ноль. При этом за компанией остается долг, но не перед подотчетным лицом, а перед заимодавцем.

Второй способ заключается в том, чтобы перекупить у работника товары (или услуги), которые он приобрел за свои деньги. И в этом случае за организацией числится долг, но не перед подотчетным лицом, а перед поставщиком.

У обоих методов есть свои недостатки. В первом случае инспекторы, возможно, расценят, что компания получила облагаемый доход в виде незаплаченных процентов по кредиту. Во втором случае могут придраться к работнику-продавцу и начислить ему НДФЛ с выручки.

Мы считаем, что разумнее отражать данные операции такими, какие они есть, то есть по счету 71. Но не помешает перестраховаться, и в начале года издать приказ, разрешающий закупки из собственных средств работников. А подтверждающие документы оформлять не на физическое лицо, а на предприятие.

Ситуация третья: необходимо выдать средства под отчет человеку, не состоящему в штате компании

Если речь идет о сотруднике другого филиала, то можно без проблем выдавать ему деньги под отчет. Ведь хотя он и не является работником данного подразделения, но трудится в той же организации. К тому же в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций четко сказано, что подотчетные суммы выдаются, в числе прочего, на расходы подразделений, включая филиалы без собственного баланса.

Сложнее обстоит дело, когда нужно оформить подотчетные средства на человека, не работающего в компании. Как правило, это учредитель, который собирается оплатить счета предприятия, отнести наличную выручку в банк и т д. Поскольку он не состоит в штате, то не может выступать в роли подотчетного лица. Значит, бухгалтер должен найти другое основание для выдачи наличных.

По нашему мнению, в данной ситуации неплохим вариантом станет договор безвозмездного поручения. В нем следует прописать, что организация поручает учредителю совершить какие-либо действия на благо компании. Учредитель не взимает платы, но обязуется отчитаться за потраченные средства. Номер и дату договора кассир проставляет в расходном ордере, оформленном в момент выдачи денег.

На первый взгляд, такой способ выглядит довольно рискованно. Виной тому термин «безвозмездно», к которому налоговики традиционно относятся с большим подозрением. Однако, причины для серьезных опасений нет. Во-первых, в случае с учредителем безвозмездность вполне оправдана, ведь он — лицо заинтересованное. Во-вторых, чтобы доказать сокрытие налогов инспекторам придется привести данные о рыночных ценах на аналогичные услуги. Сделать это будет нелегко, так как услуги эти весьма специфические. Кроме того, арбитражная практика показывает, что подавляющее большинство споров по рыночным ценам решаются не в пользу ИФНС.

Ситуация четвертая: из-за большого количества подотчетных лиц удобнее оформлять авансовые отчеты раз в месяц

В организациях, где деньги под отчет выдаются ежедневно, а число подотчетных лиц велико, бухгалтерам приходится оформлять и проверять огромное количество бумаг. Чтобы облегчить себе жизнь, некоторые предприятия поступают так: выдают деньги в течение месяца, а в конце принимают один отчет по всем суммам за этот месяц.

Формально такой подход является нарушением, поскольку подотчетные средства можно выдавать только после полного отчета по ранее выданному авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Правда, штраф не предусмотрен, а статья 15.1 КоАП РФ тут не применима.

Да и на практике проблем, как правило, не возникает. Главное, чтобы соблюдалось условие: сотрудник обязан отчитаться не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги. Чтобы выполнить это условие, компании устанавливают соответствующий срок равным, например, 30 дням. Тогда даже в случае, когда работник получает средства в первый день месяца, а отчитывается в последний, он укладывается во временные рамки. Кроме этого необходимо, чтобы правило «один отчет за все суммы месяца» было закреплено во внутренних локальных документах.

Ситуация пятая: подотчетник принес подтверждающие документы, где сумма по товарному чеку меньше, чем по кассовому чеку

Такое случается, когда сотрудник в одном и том же магазине покупает что-то для предприятия, а что-то лично для себя. Тогда к подотчетным деньгам он добавляет свои собственные, и на кассе получает единый чек на всю сумму. Но в товарном чеке, как правило, просит отразить только наименования товаров, предназначенных для организации. Потом работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы. При этом оказывается, что сумма по товарному чеку совпадает с суммой, взятой под отчет, а сумма по чеку ККТ — превышает размер подотчетных средств.

Некоторые бухгалтеры считают, что такие авансовые отчеты не нужно принимать, дабы не создавать путаницу в учете. Особо осторожные заранее прописывают в локальных нормативных документах правило: суммы во всех подтверждающих документах должны совпадать, иначе авансовый отчет не принимается.

На наш взгляд, недопустимо не принимать такие отчеты, ведь работник потратил деньги на нужды предприятия и принес все необходимые бумаги. Расхождение сумм в чеках не является достаточным основанием, чтобы не принять отчет. Правильнее списать с подотчетного лица долг, а авансовый отчет провести в сумме, указанной в товарном чеке. При этом оформить бухгалтерскую справку, где вкратце изложить причины несовпадения, и подколоть к ней письменные объяснения сотрудника.

Ситуация шестая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» значится просроченная дебиторская задолженность

Допустимо списать только ту просроченную задолженность, которая является безнадежной для взыскания. Напомним, что безнадежным считается долг, по которому истек срок исковой давности. В общем случае он составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом согласно статье 203 Гражданского кодекса срок прерывается, если обязанное лицо признало свою задолженность.

Это означает, что если некая сумма числится по дебету счета 71 более трех лет, а сотрудник уволился и не выражает готовности вернуть деньги, такую сумму можно списать. В бухгалтерском учете она попадет на прочие расходы (дебет счета 91), в налоговом — на внереализационные затраты, учитываемые при налогообложении (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Также бухгалтеру придется подать сведения в налоговую инспекцию о том, что бывший работник получил доход в виде прощенного долга. Сделать это нужно не позднее одного месяца по окончании календарного года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

* Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.

** Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55.

Характеристика операций выдачи денежных средств подотчет

Когда и как выдаются денежные средства подотчет? Характеристика операций подобного рода – это та информация, которую должно знать руководство каждой компании. Если вы отправляете работников в командировку, собираетесь выдать средства для выполнения поручения, есть необходимость в оформлении выданных средств под отчет такого лица.

Но не все знают, как такие операции должны проводиться, что стоит учитывать.

Руководителям компаний необходимо выдавать денежные средства работникам:

  1. на закупку канцелярии,
  2. хозпринадлежностей,
  3. на командировку,
  4. покупку ГСМ и т. д.
  5. на представительские затраты,

На такие расходы выдаются деньги подотчет.

Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например, на хозяйственные расходы, бухгалтер сделает в учете запись: При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм: Так как в последнее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, то нередко подотчетные лица оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства.

Смотрите видео: REQUITAL (September 2019).