Вопросы к Юристу

Реквизит подпись ответственного за заполнение трудовой книжки лица

Нужно ли указывать должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек?

Ответ: При проставлении подписи лица, ответственного в организации за ведение трудовых книжек, в трудовой книжке увольняемого работника рекомендуем руководствоваться нормами ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» (утв.

А ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В п. 35 Правил установлено, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил). Действующие нормативно-правовые акты не устанавливают особенности заверения записей в трудовой книжке, в частности, в них не уточнено, правомерно ли проставление подписи и только фамилии без инициалов, а также следует ли указывать должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). На наш взгляд, несмотря на то что положения ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв.

Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299), к которым трудовая книжка не относится, и требования данного ГОСТ являются рекомендуемыми (разд. 1), в рассматриваемом случае целесообразно руководствоваться данными положениями как общепринятыми.

Что делать с трудовой книжкой, в которой на титульном листе в графе «подпись владельца книжки» указана фамилия лица, ответственного за ведение трудовых книжек и она зачеркнута?

Если в трудовой книжке нового сотрудника на титульном листе отсутствует печать организации, в которой была заведена трудовая книжка, то текущий работодатель не вправе поставить собственную печать.

Работодатель, который не оформлял трудовую книжку сотруднику, может исправлять в ней только неправильные или неточные записи. Отсутствие оттиска печати первого работодателя на титульном листе не является ни неточной, ни неправильной записью. При этом отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки не является основанием для признания трудовой книжки недействительной при условии, что все записи о трудовой деятельности сотрудника в ней отражены правильно.

Оформляем титульный лист трудовой книжки

Частые ошибки – При наличии документов об образовании графы «Образование», «Профессия, специальность» оставлены пустыми, – не указана дата заполнения трудовой книжки, – отсутствует подпись работника, – отсутствует подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, – не проставлена печать работодателя.

Титульный лист трудовой книжки

К основным проблемам ведения трудовых книжек относятся: наличие у работников трудовых книжек, оформленных не на бланках установленного образца или на бланках, которые уже не применяются, потому что заменены новыми, несоответствие личных данных работника в титульном листе трудовой книжки его данным в паспорте, отсутствие оттиска печати на титульном листе трудовой книжки и др. В этой статье мы рассмотрим некоторые такие ситуации и подскажем, как следует действовать. Трудовая книжка — сложный по структуре и составу информации многостраничный документ, который включает: твердую обложку, выполняющую не только защитную, но и информационную функции (содержит ссылки на изменения и дополнения, вносимые в титульный лист книжки), титульный лист (первую страницу), содержащий сведения о владельце трудовой книжки, разделы для внесения сведений о выполняемой работе и награждениях за успехи в труде.

Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек

В ПП РФ «О трудовых книжках» описана ответственность за соблюдение правил хранения этих документов.

В нее вносят следующие данные:

  • Дата, когда специалист был принят в штат сотрудников.
  • Та должность, на которую его взяли.
  • Название предприятия.
  • Приказ о принятии на работу.

Ведутся книжки особым отделом, который специализируется на кадрах, или же отдельным ответственным лицом, которое назначит директор.

Таков ответ на вопрос, кто должен вносить записи в трудовую книжку.

Назначение ответственного лица – это отдельная процедура, требующая документального оформления. Директор издает специальный приказ, в котором указывает того человека, которого он выбрал.

Это сотрудник компании, разбирающийся в делопроизводстве и документообороте и согласившийся взять на себя такое дело.

Образец приказа можно посмотреть .

Трудовые подлежат хранению у работодателя на то время, пока человек работает в данном месте ( ТК РФ). Когда приходит день увольнения, то ответственный человек вручает бывшему работнику его документ под подпись. Условия хранения тоже определены законом.

Дело в том, что такая бумага относится к тем документам, которые подлежат строгому контролю и учету. Поэтому и место для них должно быть подобрано безопасное и максимально защищенное. Обычно это сейф или несгораемый шкаф закрытого типа.

Хотя четких указаний по этому поводу нет.

Так как сведения в трудовых относятся к персональным данным человека, то их утечка недопустима, поэтому нельзя размещать такую книжку на открытых стеллажах и полках. Ответственный работник должен делать запись в трудовой и заполнять ее тогда, когда произошли или он получил какие-то награды за достижения на трудовом поприще. Подпись в конце записей должна быть четкой и хорошо читаемой, но, кроме нее, надо еще указать:

  • Точную должность того, кто сделал запись.
  • Подпись.
  • Расшифровку подписи.

Обычно в качестве ответственных лиц выбирают бухгалтеров, секретарей, офис-менеджеров, делопроизводителей и других сотрудников компании на усмотрение начальства.

Чтобы сменить человека, который занимается трудовыми книжками, нужно составить специальный акт приема-передачи.

Но перед этим издается приказ об освобождении ответственного и о назначении другого.

В акт заносится весь перечень трудовых книжек, также в нем указывается каждый работник и его данные. Такой документ подписывается членами специальной комиссии.

Трудовые книжки являются важнейшим документом для работающего человека, потому что на их основании рассчитывается и назначается пенсия, а также считается трудовой опыт, необходимый для дальнейшей деятельности сотрудника.

Поэтому работодателю важно соблюдать правила как хранения, так и ведения трудовых книжек.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников. Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила.

Это можно сделать только издав необходимо распоряжение. бухпроффиВнимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек.

В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.

Трудовые книжки: порядок ведения

Запись о расторжении трудового договора должна быть внесена в день его расторжения. В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

существуют следующие унифицированные формы по учету кадров: «№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Подпись или фамилия лица ответственного за ведение трудовых книжек

Если прежний работодатель ликвидирован, то новый работодатель оформляет работнику новую трудовую книжку (ст.

65 ТК РФ). При этом по требованию сотрудника в нее могут быть внесены записи с прошлых мест работы в порядке, аналогичном оформлению записей в дубликате. Такой порядок следует из совокупности положений пунктов 1.1 и 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Вопрос: Запись о профессии, специальности нужно указывать специальность, по которой сотрудник получил образование (как написано в документе об образовании, в дипломе) или ту специальность, по которой сотрудник работает в компании?

Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Кто ответственный за ведение трудовых книжек

Оформление трудовой книжки впервые Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке.

До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.

Оформление трудовой книжки: титульный лист

Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) (далее — ГОСТ Р 6.30-2003) и внести в трудовую книжку наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Обоснование: Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

В соответствии с п.

Производственный календарь

И подразумевает роспись работника в его личной карточке. В роли последней выступает специальный документ под названием Форма № Т-2.


Во исполнение именно этого пункта запрещается ведение таковых карт в компьютерном варианте, т. е. они должны иметь только рукописный вид. Заверение: лаконично и просто Базируясь на произведенном выше анализе, можно подвести итоги.
Согласно всем требованиям и нормативам в области трудового права акт окончания трудовых взаимоотношений фиксируется подписью работника на следующих документах:

  • приказ, свидетельствующий об увольнении,
  • трудовая книжка,
  • персональная карта, изготовленная по Форме Т-2,
  • книга по учету движения трудовых книжек.

Следуя несложным советам, изложенным в данной статье, вы сможете грамотно и квалифицировано подойти к процедуре заверения записи об увольнении в вашем трудовом документе.

Трудовые книжки. заверение записей об увольнении.

Пунктом 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, указано, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.Форма трудовой книжки, утвержденная указанным Постановлением Правительства РФ, предусматривает, что на первой странице (титульном листе) трудовой книжки после подписи владельца книжки должна быть указана подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (разборчиво).Согласно п.

Особенности оформления и реквизиты трудовой книжки

Подпись владельца книжки (подпись) (Печать) Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (подпись ответственного)(разборчиво) В поясняющей записи предпочтительно ссылаться на «первичный» документ о смене фамилии (свидетельство о браке, разводе, смене имени), но буква инструкции не препятствует сослаться и на паспорт с новыми данными. Если места на строке не хватает, можно новую фамилию написать и сверху.
Что делать при третьем, четвертом и т. д. браке — инструкция умалчивает (в трудовых книжках времен СССР для фамилии было отведено несколько строк, там легче было). Чуть проще с поясняющими надписями: при нехватке места на второй странице обложки по букве инструкции следует переходить на третью страницу обложки (правую половину последнего разворота трудовой книжки), поскольку она также является внутренней стороной обложки.

Заверение записи об увольнении в трудовой книжке: тонкости и подводные камни

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам, а в случае их отсутствия – в государственный или муниципальный архив.
Это предусмотрено установленным порядком ликвидации организаций (ст. 23, п. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Обязана ли организация завести сотруднику новую трудовую книжку.

Но прежде чем начать, хотелось бы убедиться, что вы знаете, как выглядит запись в трудовой книжке при сокращении должности, что писать при увольнении по собственному желанию. Иначе вы просто не поймете о чем идет речь. Подпись работодателя или… Пункт №45 вышеназванных Правил обязывает работодателя нести всю ответственность за работу с трудовыми документами сотрудников.

В роли работодателя может выступать как индивидуальный предприниматель, так и юрлицо. С предпринимателем дело обстоит просто – ему вменяется в обязанность самостоятельно вносить записи в трудовые документы.

Однако как быть, если в качестве работодателя выступает юридическое лицо? В такой ситуации предусматривается ответственность за всё руководителя организации, т. е. единоличного органа исполнительного характера. Именоваться такой руководитель может как угодно (директор, гендиректор, президент и т.

д.).
Подпись владельца книжки (подпись) (Печать) Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (подпись ответственного)(разборчиво) Изменение образования[править] В отличие от имени и даты рождения, новые сведения об образовании и профессии дополняют уже имеющиеся, поэтому никаких зачеркиваний не производится. Не вполне понятна логика такой нормы в отношении информации о незаконченном образовании, однако по букве инструкции — рядом с незаконченным высшим все равно лишь дописываем высшее законченное.

При внесении сведений об образовании и профессии не требуется указание документов, на основании которых записи вносятся. Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69) 2.4.

Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ, п. 1 ст. 28 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ). Поэтому в отсутствии других документов для подтверждения своего стажа предприниматель вправе представить организации справку о периоде уплаты страховых взносов, выданную территориальным отделением ФСС России.

Нужно ли оформить сотруднику новую трудовую книжку, если та, которую он предъявил при приеме на работу, заведена у предпринимателя Нет, не нужно. Начиная с 6 октября 2006 года предприниматели имеют право оформлять и вносить записи о работе в трудовые книжки (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309

ТК РФ). Поэтому, если сотрудник предъявит трудовую книжку, заполненную предпринимателем, считайте такой документ оформленным в соответствии с законодательством. Даже если дату приема на работу в трудовой книжке сотрудника предприниматель указал задним числом (до 6 октября 2006 года).

В соответствии с ГОСТ «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица.

При этом в состав реквизита Подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия),. Вопрос: Если на титульном листе трудовой и вкладыша поставлена только подпись, является ли это нарушением, как исправить, какая ответственность предусмотрена? Отсутствие необходимых реквизитов на титульном листе вкладыша к трудовой книжке (печать и подпись ответственного сотрудника) нельзя назвать неправильной или неточной записью.

Статьи по теме

Заполнение титульного листа трудовой книжки очень ответственный этап. Некорректное заполнение этого раздела трудовых книжек может привести к большим проблемам у работника в будущем. Существуют определенные стандарты заполнения. Они прописаны в соответствующих инструкциях и правилах. О них мы сегодня и поговорим, применительно к заполнению титульного листа книжек.

Трудовой кодекс РФ называет трудовую книжку основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Без трудовой книжки довольно трудно было бы решать проблему отбора претендентов на должность. Не случайно в ч. 1 ст. 65 ТК РФ она указана вторым документом после паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, предъявляемым при заключении трудового договора.

Именно поэтому так важно, чтобы первая страница была заполнена аккуратно и без ошибок.

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Нормативная база по вопросу заполнения титульного листа трудовой книжки

Где раздобыть информацию о правильном внесении информации на титульный лист? Работа с трудовыми книжками регламентируется нормами ТК РФ, а также подзаконными актами, принятыми Правительством РФ и федеральными органами исполнительной власти. Например:

  • новые формы бланка трудовой и вкладыша в нее, введенные в действие с 01.01.2004,
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила).

В названном постановлении указывается, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (1938 и 1973 гг.) действительны и обмену на новые не подлежат.

  • Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция),
  • форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой и вкладыша в нее,
  • форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Посмотрите видео по теме:

  • образцы оформления титульного листа бланка и вкладыша,
  • Порядок обеспечения работодателей бланками.

Сложные ситуации возникают при оформлении трудовой впервые, а также при необходимости изменить или исправить какие-либо сведения на ее первой странице.

К основным проблемам ведения трудовых книжек относятся:

  • наличие у работников трудовых книжек, оформленных не на бланках установленного образца или на бланках, которые уже не применяются, потому что заменены новыми,
  • несоответствие личных данных работника в титульном листе трудовой книжки его данным в паспорте и др.

Как же исправить первую страницу книжки трудовой книжки или ошибки в записях во вкладыше? В этой статье мы рассмотрим некоторые такие ситуации и подскажем, как следует действовать.

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Оформление титульного листа трудовой книжки

Трудовая книжка - сложный по структуре и составу информации многостраничный документ, который включает:

  • твердую обложку, выполняющую не только защитную, но и информационную функции (содержит ссылки на изменения и дополнения, вносимые на первую страницу книжки),
  • первую страницу, содержащую сведения о владельце,
  • разделы для внесения сведений о выполняемой работе и награждениях за успехи в труде.

Оформление новой трудовой взамен утраченной, включая оформления титульного листа, осуществляется в порядке, аналогичном оформлению книжки работнику, принятому на работу впервые.

Трудовая оформляется при заключении работником трудового договора впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Кроме того, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Последний случай не следует путать с ситуацией, когда работник, утративший трудовую книжку, желает ее восстановить. И обращается за оформлением дубликата по последнему месту работы (а не в организацию, куда он намерен трудоустроиться).

Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу предусмотрены две различные ситуации:

Ситуация 1. У работника есть книжка, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы.

Ситуация 2. У работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо оформить.

Какие данные вносятся на титульный лист трудовой книжки

Первичное оформление начинается с заполнения первой страницы бланка, куда вписываются сведения о работнике (п. 9 Правил, п. 2.1.-2.4. Инструкции):

  • фамилия, имя, отчество,
  • день рождения,
  • образование,
  • профессия, специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения на первой странице указываются на основании паспорта - основного документа, удостоверяющего личность. Эти сведения указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Отметим, что Инструкция требует записывать даты во всех разделах трудовых книжек, включая первую страницу, арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры - для года).

Например: дата рождения - 09.04.1983.

Данные об образовании на титульном листе трудовой книжке

Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации:

  • аттестата об основном общем образовании или о среднем общем образовании для выпускников школы,
  • диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профессиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также диплома о неполном высшем профессиональном образовании).

Основанием для внесение данных на листе трудовой книжке в разделе трудовой книжки «Профессия, специальность» служат документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). При внесении информации в эту строку необходимо учитывать некоторые ее особенности, не отраженные в Инструкции.

К нам на работу устроились два студента. Один имеет диплом бакалавра. Второй учится на втором курсе и никакой профессии или специальности не имеет. Как следует заполнить строку «Профессия, специальность» в оформляемых для них титульных листах трудовых книжек, и нужно ли вообще это делать?

Обратите внимание: диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза «степени бакалавра» по определенному «направлению» его профессиональной подготовки. А не о «присвоении квалификации» по определенной «специальности» как это указано в дипломе специалиста. Строго говоря, такой диплом не свидетельствует о наличии у работника специальности.

Работнику, не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы или студенту), нередко ошибочно вписывают на первый лист информацию о выполняемой им работе (например, курьер).

В перечисленных случаях строка «Профессия, специальность» должна оставаться незаполненной до времени получения работником профессии или специальности.

Многие практики не учитывают различие в терминах «специальность» и «квалификация». И воспринимают их как одно и то же, отсюда - типичная, часто встречающаяся ошибка: вместо наименования специальности вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию.

Например, вместо специальности «бухгалтерский учет, анализ и аудит» на первой странице записывают квалификацию «экономист».

Вместе с тем хотелось бы подчеркнуть. Что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции. Так как записи должны производиться «без каких-либо сокращений», а наименование специальности требует для записи много места.

В титульном листе трудовой книжки этого места явно недостаточно, поэтому сделать правильную (точную) запись не всегда возможно. Так что в некоторых ситуациях указание квалификации вместо специальности в соответствующей строке титульного листа объясняется «нестыковкой» между:

  • требованиями Инструкции,
  • размерами бланка,
  • наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию (ОКСО).

Дата выдачи трудовой книжки и подпись лица ее выдавшего

Время записи на первой странице обычно не совпадает с числом начала работы (работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней). Здесь следует обратить внимание на еще одну «нестыковку» между требованиями Инструкции и бланком трудовой книжки. Несмотря на норму в п. 1.1. Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для «даты заполнения» оставлена строка: «___ » ____________________ 20__ г., явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.

Что следует понимать под «заверением» титульного листа подписью работника?

Внесенные в титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью. Важно подчеркнуть, что работник, прежде чем расписаться в титульном листе трудовой книжки, должен проверить правильность внесенных сведений. Всегда обращайте внимание работника на этот момент, так как исправление ошибок в этой части трудовой книжки не допускается. Если работник обнаружит какую-либо неточность, испорченный бланк нужно будет уничтожить и оформить трудовую книжку заново.

В соответствии п. 35 Правил и п. 2.2 Инструкции на титульном листе в частности должна наличествовать печать организации. Однако обязанность организаций иметь круглую печать отменена. Ее использование необходимо только в случаях, установленных федеральным законодательством.

Требование заверять печатью сведения в трудовых книжках закреплено на подзаконном уровне. Так, указанная обязанность предусмотрена упомянутыми подзаконными актами, которые приняты во исполнение положений федерального закона (письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1).

В связи с чем полагаем возможным заверять данные печатью работодателя, содержащей информацию о его наименовании и месте его нахождения. Это фактически позволяет подтвердить факт работы сотрудника у данного работодателя.

Однако если печати в компании нет (сведения о ее наличии не внесены в Устав и она не применяется при оформлении документов, будь то трудовые книжки или гражданские договоры), это не должно повлечь негативных последствий. В том числе признания недействительными всех документов, оформленных без печати. Организация действует в рамках, предусмотренных федеральным законодательством, и это не может быть признано незаконным.

Аналогичной позиции придерживается и Роструд (письмо Роструда от 20.01.2014 № ПГ/13282-6-1).

Итак, первая страница трудовой оформлена. Теперь вам необходимо поставить свою подпись. По поводу внесения данного реквизита у практиков неизбежно возникают следующие вопросы.

Во-первых, в бланке трудовой 2003 г. реквизит называется «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», а в п. 2.2. Инструкции - «Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек». Очевидно, что реквизит должен был именоваться одинаково.

Во-вторых, в титульном листе трудовой книжки указано, что названная подпись должна быть проставлена «разборчиво». Однако по определению ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» подпись - это «собственноручная роспись», т. е. она, естественно, не может быть разборчивой.

Cовет!
При оформлении реквизита «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», ставьте не личную подпись, а разборчиво пишите свою фамилию

В трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание «подпись разборчиво»:

  • ставят неразборчивую личную подпись,
  • ставят личную подпись и ее расшифровку,
  • не ставят подпись, а пишут фамилию.

В связи с этим мы рекомендуем при подписании титульного листа трудовой книжки ставить не личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию. Также отметим, что в этой строке не требуется указывать расшифровку подписи.

Рассмотрев все реквизиты титульного листа трудовой книжки, приведем примеры его оформления.

Пример неправильного оформления титульного листа трудовой книжки

Пример правильного оформления титульного листа трудовой книжки

Изменения в титульном листе трудовой книжке

Внесенные на первую страницу сведения о работнике со временем могут изменяться.

Как правильно внести изменения в титульный лист трудовой книжки?

В пункте 26 Правил и п. 2.3. Инструкции указывается, что изменения записей в титульных листах о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы. Такие изменения вносятся на основании:

  • паспорта,
  • свидетельства о рождении,
  • о браке,
  • о расторжении брака,
  • об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Необходимо дать ссылку на их номер и дату. Сразу же заметим, что термин «изменение», на наш взгляд, уместен применительно к фамилии, имени и отчеству. Они, действительно, могут изменяться естественным образом (например, у женщины, вступившей в брак и поменявшей свою фамилию на фамилию мужа).

Что же касается даты рождения, то здесь, очевидно, следует говорить об исправлении ошибочно внесенной информации, а не об изменении (как, например, может измениться дата рождения человека?).

При внесении на первую страницу трудовой книжки изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая. На первой странице трудовой 2003 г. это необходимо сделать выше или рядом, на той же строке. Кстати, при внесении данных на первую страницу рекомендуется вписывать фамилию как можно ближе к левому краю строки. Иначе в дальнейшем, в случае ее изменения, не будет возможности вписать другую фамилию.

Пример оформления изменений фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 2003 г.

Как правильно оформить ссылку на внесенные изменения в титульном листе трудовой книжки?

Ссылка на документ, на основании которого внесены изменения

Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Внесение таких данных на ее титульном листе не допускается. Они заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью работодателя.

В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное изменение можно показать так:

Вариант 1.Фамилия изменена на фамилию «Егорова» на основании.

Вариант 2.Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Егорова» на основании.

Первый вариант записи об изменении в титульном листе трудовой книжки предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые. Второй - когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак.

Обратите внимание: изменение фамилии в бланке образца 1973 г. делается несколько иначе. Там в титульном листе трудовой книжки для внесения фамилии работника было отведено три строки. Новая фамилия вносится в свободную строку, при этом прежняя фамилия тоже должна зачеркиваться, чего не делают иногда неопытные работники кадровых служб.

Пример неправильного изменения фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Пример правильного изменения фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Довольно часто у работников изменяется уровень образования, работники осваивают новые профессии и специальности. Эти данные также должны быть отображены на титульном листе тудовой книжки?

Как правильно дополнить записи об образовании, профессии и специальности?

Дополнение записей об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил). Новые сведения отражаются в титульном листе трудовой книжки без зачеркивания ранее внесенной информации. Первоначально внесенные данные об образовании и профессии, специальности дополняются новыми через запятую (п. 2.4. Инструкции).

В пункте 2.4. Инструкции не сказано о необходимости внесения на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки ссылки на документ, подтверждающий дополнение сведений об образовании или профессии, специальности на титульном листе трудовой книжки. Полагаем, что такую ссылку сделать необходимо.

На практике могут возникнуть различные ситуации, требующие дополнения указанных сведений в титульном листе трудовой книжки.

Ситуация 1. Работник получает образование нового уровня по полученной ранее специальности. В этой ситуации на титульном листе трудовой книжки заполняется только строка «Образование».

Пример дополнения сведений об образовании в титульном листе трудовой книжки

Ситуация 2. Работник получает второе образование соответствующего уровня и получает вторую профессию (специальность). В этой ситуации на титульном листе трудовой книжки заполняется только строка «Профессия, специальность».

Пример дополнения сведений о профессии, специальности в титульном листе трудовой книжки

Ситуация 3. Работник получает образование соответствующего уровня впервые и приобретает новую профессию (специальность). В этой ситуации на титульном листе трудовой книжки заполняются строки «Образование» и «Профессия, специальность».

Пример дополнения сведений об образовании, профессии и специальности в титульном листе трудовой книжки

Исправления на титульном листе трудовой книжки

По фамилии, имени, отчеству и дате рождения, указанным на титульном листе книжки, при сравнении их с паспортными данными, определяется принадлежность трудовой книжки данному гражданину.

При оформлении впервые очень важно правильно внести фамилию, имя, отчество и дату рождения лица, поступающего на работу. Эти сведения имеют особое значение для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии работника.

Поскольку бланк заполняется вручную, трудно избежать ошибок в записях. Естественно, возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей в титульном листе книжки. Официального ответа на этот вопрос нет ни в Правилах, ни в Инструкции.

Можно ли исправлять неправильные записи в титульном листе трудовой книжки?

В пункте 27 Правил говорится об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта - личного документа гражданина). Т. е. здесь идет речь об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях (поощрениях).

Аналогично в Инструкции (п. 1.2.) сказано о признании недействительными и исправлении только записей в разделах книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Ошибки в титульном листе трудовой исправить невозможно, бланк трудовой книжки в 2019 признается испорченным и подлежит замене на новый.

Это позволяет сделать вывод о том, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению. А значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый бланк. Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил, где говорится об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения». Необходимо также отметить, что и в п. 26 Правил, и в п. 2.3. Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных.

Уничтожение испорченного бланка трудовой книжки

При оформлении трудовой книжки работнице, впервые поступающей на работу, я допустила ошибку: написала имя «Наталья», в то время как в паспорте работницы указано имя «Наталия». Как следует поступить в такой ситуации?

Допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение, должен не исправлять запись, а уничтожать испорченный бланк. Пункт 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных в результате заполнения трудовой книжки и вкладышей в нее с составлением соответствующего акта.

В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется работодателем.

Акты об уничтожении испорченных бланков подшиваются в отдельное дело и хранятся у работника, ответственного за ведение. И все же в жизни нередки случаи предъявления работником давно оформленной трудовой с незамеченной своевременно ошибкой на первой странице книжки.

При оформлении на работу принятого сотрудника обнаружили несоответствие сведений о дате рождения, указанных в титульном листе его трудовой книжки и в паспортных данных. Впервые на работу он устраивался уже очень давно. Организации, в которой была оформлена книжка, больше не существует. Как нам следует поступить?

В связи с отсутствием установленного порядка исправления ошибки на титульном листе трудовой книжки, можно посоветовать поступить так же, как и тогда, когда требуется внести изменение в запись фамилии, имени, отчества и даты рождения работника. Одной чертой зачеркнуть прежнюю запись и записать новые данные.

Ссылки на соответствующий документ работника (паспорт) с указанием его серии, номера и даты выдачи должны быть внесены на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки, заверены подписью лица, ответственного за их ведение, и печатью.

Недопустимо при замене личных данных в титульном листе зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить». Хотя так иногда делают неопытные работники кадровых служб.

Но еще раз отметим, что такой порядок исправления не предусмотрен нормативными актами, и действовать кадровику придется «на свой страх и риск». Возможен и еще один вариант. Вы можете ничего не исправлять в титульном листе трудовой книжки, а в будущем, если у работника возникнут проблемы с оформлением пенсии, он сможет подтвердить принадлежность ему данного бланка в судебном порядке.

Следует сказать еще об одной проблеме, с которой могут столкнуться работники кадровых служб. Как известно, с 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу, должны были оформляться трудовые книжки нового образца. Приказ Минфина России об утверждении образцов новых бланков был издан только 22 декабря 2003 г. Многие работодатели не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых. И продолжали в начале 2004 г. оформлять трудовые книжки старого образца (1973 г.).

Конечно, организации остались в начале 2004 г. без новых бланков трудовых книжек не по вине работников кадровых служб. Но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными, было уже нельзя.

При возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка, оформленного в период, когда он уже не действовал, можно обратиться в организацию, выдавшую такую книжку. И получить соответствующую справку об отсутствии бланков нового образца в указанный период. А лучше оформить дубликат трудовой книжки на бланке образца 2003 г., собрав архивные справки о стаже работы.

Пример оформления акта об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

Смотрите видео: Обходной лист не требуется Елена А. Пономарева (September 2019).