Вопросы к Юристу

Лазер Вирта

Тело записки идеально содержит два-четыре абзаца.

Укажите свой основной момент в первом или двух предложениях. Мы просим вашего одобрения этих документов к закрытию бизнеса. Четверг, май. Продолжайте движение тела с информацией, которая поддерживает основной пункт вашего новичка.

Устав предприятия, Отчеты и балансы, Текущие и перспективные планы, Структура и штатные расписания, Акты о приеме в эксплуатацию законченных строительством и реконструкцией зданий и сооружений, Акты расследований аварий, Акты о приеме и передаче дел. Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием , если введе­ние документа требует дополнительных действий и указаний.Завершите свою записку коротким, теплым закрытием, которое поддерживает перемещение вашего запроса вперед.

Вы можете написать: Отдел разработки благодарен за ваш окончательный обзор нашего предложения.

Шпаргалка делопроизводителя

Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.

Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты.

Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со .

  • Внутреннее согласование. То есть документ согласовывается внутри организации. На документе оформляется виза согласования на последнем листе 2 -го экземпляра, если документ уходит из организации и с оборотной стороны 1-го, если остаётся. К распорядительным документам прикладывается лист согласования. Начальник финансового отдела подпись А.

Письмо-согласие

Также взять на себя их составление может руководитель какого-либо структурного подразделения или юрист.

Письмо следует писать на имя того человека, который подписался под письмом-предложением. Обратиться к нему нужно по имени-отчеству (если в предложении были указаны инициалы, можно уточнить их расшифровку по телефону или другим доступным коммуникационным каналам). Письмо формируется в произвольном виде, за исключением тех случаев, когда руководством организации разработан шаблон документа, обязательный к применению именно внутри данной конкретной компании.

Согласование документа

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг, приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д.

Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

В этом случае виза оформляется так: Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Образец сопроводительного письма к договору

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

  1. опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий),
  2. указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию.

Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций. Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов.

Совет 1: Как написать письмо о согласовании

В иных случаях его готовят для обсуждения спорных вопросов с организациями-партнерами в работе над совместным планом.2.

Для оформления письма-обращения к контрагенту вам потребуются его реквизиты и те самые данные, которые подлежат согласованию.

Начните письмо с указания адресата в верхнем правом углу (название организации-компаньона, должность, фамилия и инициалы ответственного лица). Здесь же коротко осведомите тему письма «о согласовании …» . Наименование документа в таком случае писать не нужно.

Образец акта согласования и утверждения непредусмотренных технических условий (НТУ) и реквизиты регистрации

Груз размещен в пределах ________________________________ габарита (наименование габарита) погрузки.

СОГЛАСОВАНО: Уполномоченные перевозчиком руководители подразделений, ведающие: грузовой и коммерческой работой _________ ______________ (подпись) (расшифровка подписи) вагонным хозяйством _________ ______________ (подпункт 7.23 настоящей главы) (подпись) (расшифровка подписи) Должности лиц, принимавших участие _________ ______________ в рассмотрении (подпись) (расшифровка подписи) Приложение. Схема размещения и крепления — _____ листов.

Расчетно-пояснительная записка — _____ стр. Рис. П6.1. Образец акта согласования и утверждения НТУ ———————————————————¬ ¦ _____________________________________________ ¦ ¦ (наименование подразделения перевозчика) ¦ ¦ ¦ ¦ УТВЕРЖДАЮ: ¦ ¦ ¦ ¦Должность лица, утвердившего акт ________________ ¦ ¦ (подпись) ¦ ¦ ¦ ¦ СОГЛАСОВАНО: ¦ ¦ ¦ ¦Должности лиц в соответствии ¦ ¦с подпунктом 7.

Лист согласования образец

Образец листа согласования — доступен для скачивания по прямой ссылке в соответствующем блоке страницы абсолютно бесплатно.

Бланк можно отредактировать в простейшем редакторе, и применить его в собственной практике правоотношений.

Лист согласования это взаимное встречное письменное предложение с конкретными условиями.

В каких случаях составляется лист согласования договора

Период согласования договора в каждом случае индивидуален.

Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.

Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа (реквизит 22).

Гриф и виза согласования документа

Последнее, конечно, удобнее и быстрее. Про доступными средствами можно прочитать, перейдя по ссылке.

Если в организации работает система электронного документооборота, электронное согласование документов обязательно.

Согласование оформляется в соответствии с . Откроем его и узнаем, что здесь нам предлагается два реквизита: 23 – гриф согласования документа 24 – визы согласования документа В чем разница? Очень просто: гриф оформляется сторонней организацией.

Вышестоящий, контролирующий, надзорный орган поставит на документе гриф согласования. Визы , в которой создается документ.

Еще раз: Гриф – согласование снаружи.

Виза – изнутри. Если проект документа должен быть согласован извне, то процесс идет следующим образом: Компания-автор документа отправляет проект в согласующую организацию или орган.

Согласование и утверждение документов

Согласование уточненного варианта текста документа производится, если:

ü изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста),

ü в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).

Ø путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа,

Ø путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи).

После выполнения процедуры согласования проекта документа последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу техни-ческой подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью:

ü внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования,

ü привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой корреспонденции).

Оформление проекта документа производится в соответствии с требованиями раздела V Типовой инструкции по делопроизводству и с учетом требований, предъявля-емых указанной инструкцией к конкретным видам документов.

При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.

Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем.

Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства.

Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.

После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствую-щим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

Дата добавления: 2015-11-04, просмотров: 661,

Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию

В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг, приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Состав удостоверения

К составу удостоверения документов относятся реквизиты: подпись, оттиск печати, гриф утверждения документа. В боль­шинстве случаев для удостоверения управленческих документов достаточно наличия в них подписи уполномоченного лица. От­дельные документы дополнительно удостоверяются посредством проставления в них оттиска печати или оформления грифа утверждения.

Вопрос о составе удостоверения документов должен быть рассмотрен и решен в каждой организации. Принятым по дан­ному вопросу решением являются разработанные в организации локальные перечни документов:

· перечень документов, которые издаются (подписываются) руководителем организации,

· перечень документов, которые издаются (подписываются) лицами, наделенными соответствующими полномочиями,

· перечень документов, удостоверяемых оттиском печати,

· перечень документов, подлежащих утверждению.

Названные перечни документов включаются в Инструкцию по делопроизводству.

подпись – это обязательный реквизит документа, без которого ни один документ не считается подлинником (оригиналом). Располагается ниже текста. Наименование должности, подпись, расшифровка. Наименование должности может быть кратким (если документ составлен на бланке организации) и полным (если не на бланке организации, т.е. нужно написать должность и наименование организации). Обычно подписи располагаются по иерархии. Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением подписи должностного лица. Использование факсимиле допускается только при согласии сторон или специального нормативного документа (эти требования касаются документов, выходящих за пределы организации, для внутренних документов организация сама определяет порядок использования факсимиле: издается распорядительный документ или эти требования прописываются в инструкции по делопроизводству). Электронно-цифровая подпись — обязательный реквизит цифрового документа, предназначенный для защиты документа от подделки. Этот реквизит получен в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, позволяющего идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить искажения информации в электронном документе. Открытый ключ позволяет прочесть информацию, зашифрованную при помощи закрытого ключа. Существует ФЗ «об электронно-цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ.

Печать – это особый способ удостоверения подлинности документа и подтверждение его юридической силы. Заверение печатью требуют определенные виды документов:

* Документы, подтверждающие права должностных лиц,

* Документы, удостоверяющие личность,

* Удостоверения, уставы, доверенности, положения, штатные расписания и т.д. + финансовые документы.

Печати бывают гербовые и простые. Порядок изготовления, хранения, применения и уничтожения гербовых печатей регламентируется постановлением правительства РФ «об упорядочении, хранении, применении и уничтожении ..» от 27.12.1995 года №1268 в редакции от 8.06.2001 года. Также существует ГОСТ на изготовление печатей 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба..».

Дата добавления: 2016-11-20, просмотров: 212 | Нарушение авторских прав

Помощь: Реквизит документа «виза»

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ВИЗА»

Виза официального документа — это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие.

Реквизит «визы» проставляется ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов (справок, докладных записок) визируются экземпляры документов, остающиеся в организации («отпуски»).

При отсутствии свободного места, виза оформляется на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводится.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Она должна быть дополнена словами: "С … (наименование вида документа в творительном падеже) ознакомлен(а, ы)", например:

Оформленная таким образом виза ознакомления подтверждает факт ознакомления работника с документом. Виза располагается внизу лицевой стороны последнего листа документа или на его, оборотной стороне после реквизитов "подпись", "гриф согласования документа" и "визы согласования документа".

Дата публикования: 2014-11-02, Прочитано: 782 | Нарушение авторского права страницы

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год.(0.002 с)…

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа.

Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию

В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг, приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Состав удостоверения

К составу удостоверения документов относятся реквизиты: подпись, оттиск печати, гриф утверждения документа. В боль­шинстве случаев для удостоверения управленческих документов достаточно наличия в них подписи уполномоченного лица. От­дельные документы дополнительно удостоверяются посредством проставления в них оттиска печати или оформления грифа утверждения.

Вопрос о составе удостоверения документов должен быть рассмотрен и решен в каждой организации. Принятым по дан­ному вопросу решением являются разработанные в организации локальные перечни документов:

· перечень документов, которые издаются (подписываются) руководителем организации,

· перечень документов, которые издаются (подписываются) лицами, наделенными соответствующими полномочиями,

· перечень документов, удостоверяемых оттиском печати,

· перечень документов, подлежащих утверждению.

Названные перечни документов включаются в Инструкцию по делопроизводству.

подпись – это обязательный реквизит документа, без которого ни один документ не считается подлинником (оригиналом). Располагается ниже текста. Наименование должности, подпись, расшифровка. Наименование должности может быть кратким (если документ составлен на бланке организации) и полным (если не на бланке организации, т.е. нужно написать должность и наименование организации). Обычно подписи располагаются по иерархии. Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением подписи должностного лица. Использование факсимиле допускается только при согласии сторон или специального нормативного документа (эти требования касаются документов, выходящих за пределы организации, для внутренних документов организация сама определяет порядок использования факсимиле: издается распорядительный документ или эти требования прописываются в инструкции по делопроизводству). Электронно-цифровая подпись — обязательный реквизит цифрового документа, предназначенный для защиты документа от подделки. Этот реквизит получен в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, позволяющего идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить искажения информации в электронном документе. Открытый ключ позволяет прочесть информацию, зашифрованную при помощи закрытого ключа. Существует ФЗ «об электронно-цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ.

Печать – это особый способ удостоверения подлинности документа и подтверждение его юридической силы. Заверение печатью требуют определенные виды документов:

* Документы, подтверждающие права должностных лиц,

* Документы, удостоверяющие личность,

* Удостоверения, уставы, доверенности, положения, штатные расписания и т.д. + финансовые документы.

Печати бывают гербовые и простые. Порядок изготовления, хранения, применения и уничтожения гербовых печатей регламентируется постановлением правительства РФ «об упорядочении, хранении, применении и уничтожении ..» от 27.12.1995 года №1268 в редакции от 8.06.2001 года. Также существует ГОСТ на изготовление печатей 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба..».

Дата добавления: 2016-11-20, просмотров: 212 | Нарушение авторских прав

Помощь: Реквизит документа «виза»

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ВИЗА»

Виза официального документа — это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие.

Реквизит «визы» проставляется ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов (справок, докладных записок) визируются экземпляры документов, остающиеся в организации («отпуски»).

При отсутствии свободного места, виза оформляется на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводится.

13. Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.

При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка.

Лист согласования прилагается.

Лист согласования прилагается к визовому экземпляру и в последующем хранится вместе с ним в деле.

Виза включает в себя следующие элементы: должность визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату визирования. Слова «согласовано», «виза» при этом не указываются.

Зам. коммерческого директора

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. При подготовке приказа по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение и др.) проект документа должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, на которого распространяется действие приказа, начальником отдела кадров (инспектором по кадрам), главным бухгалтером, представителем юридической службы (юрисконсультом) организации. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, к примеру начальником отдела труда и заработной платы.

При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями тех подразделений, которых касается его содержание. Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений, постановлений) в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагают одну под другой в порядке визирования.

Зав. отделом архивоведения

Зав. отделом документоведения

Начальник отдела кадров

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Зав. общим отделом

С проектом не согласен.

При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, подписывающее (утверждающее) его.

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2-3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует визировать в день их поступления на согласование.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела,
кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Многие управленческие документы перед подписанием требуют согласования с организациями, структурными подразделениями или должностными лицами, интересы которых затрагиваются.

Согласование предполагает оценку содержания проекта документа, при которой определяются целесообразность создания документа, его соответствие действующему законодательству, точность формулировок и др.

Проект документа может быть согласован как со сторонними организациями (структурными подразделениями, должностными лицами сторонних организаций). так и с подразделениями или должностными лицами внутри организации, где подготовлен документ. Другими словами, согласование документа может быть внешним и внутренним.

В зависимости от содержания документа внешнее согласование может осуществляться:

— с вышестоящими или межотраслевыми органами управления в тех случаях, когда законами или иными правовыми актами организации могут принимать и реализовывать управленческие
решения только с разрешения этих органов,

— органами государственного контроля и надзора в определенной сфере деятельности,

— вышестоящими, подчиненными и неподчиненными организациями, в том числе научно-исследовательскими, если затрагиваются их интересы или они участвуют в решении вопроса,

— при необходимости с общественными организациями.

Внешнее согласование оформляется реквизитом "гриф согласования документа". Документ может быть согласован должностным лицом, которое выступает от имени сторонней организации, или другим документом: письмом, протоколом (решением) и др. В обоих случаях на документе, подлежащем согласованию, проставляется гриф согласования.

При согласовании с конкретным должностным лицом в состав грифа согласования входит: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должность руководителя, включающая наименование организации, с которой согласовывают документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата согласования, например:

Начальник правового департамент

Если согласование осуществляется отдельным документом (вышестоящей организации, общественной организации, органов государственного контроля и надзора и др.), в грифе согласования указывается наименование этого документа, наименование организации или органа, издавшей документ, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО в этом случае также пишется без кавычек, наименование документа указывается в именительном падеже, например:

От 29.03.2007 №05-12/46

Протокол заседания правления

Гриф согласования размещается на последнем листе проекта документа, слева ниже подписей.

Согласование может проводиться с несколькими организациями. В этом случае на последнем листе документа располагают несколько грифов согласования или их помещают на отдельный
лист согласования, который является приложением к проекту документа. В этом случае на самом документе делается отметка: "Лист согласования прилагается", например:

Лист согласования проекта

Положении о Совете ректоров

Решение Ученого совета Решение Ученого совета

финансово-юридической московского технологического

ОТ 15.05.2007 №4 от 17.05.2007 №6

решение Ученого совета Решение Ученого совета

Московской химико- Высшей школы

технологической академии экономики

oт20.06.2007 №5 от 21.05.2007 № 5

Внутреннее согласование документа проводится для подтверждения согласия должностных лиц, структурных подразделений организации-автора с решением вопроса, изложенного в документе. Оно проводится с подразделениями или должностными лицами, принимающими участие в решении данного вопроса, с юридической и другими службами организации, которые могут удостоверить соответствие документа правовым нормам или подтвердить достоверность фактов, изложенных в содержании (например, с руководителем, курирующим данное направление деятельности организации, главным бухгалтером и др.).

Внутреннее согласование документа оформляется визой согласования документа.При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату согласования, например:

Проставление визы на проекте документа означает согласие визирующего с содержанием документа. Если у него есть замечания и дополнения к проекту, они излагаются на отдельном листе, который должен быть подписан с проставлением даты и приложен к документу. В этом случае визу на документе оформляют следующим образом:

ГОСТ Р 6.30-2003 определил следующие места для проставления виз:

— для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа,

— для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны (ниже подписи) копии отправляемого документа.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и приложений к нему. Как правило, это касается нормативных документов, договоров и других документов, которые требуют особой защиты от замены и подделки листов.

Возможно оформление большого количества виз на отдельном листе по образцу листа согласования.

В организации должен быть перечень важнейших документов, требующих визирования, с указанием должностных лиц, визы которых требуются при подготовке того или иного документа, Порядок и последовательность визирования могут быть определены инструкцией по делопроизводству (по работе с документами), В этом случае перечень является приложением к инструкции. Как отдельный документ он должен быть утвержден руководителем, организации или его распорядительным документом.

Оформление визы в соответствии с приведенными правилами облегчает работу с документом, как специалистов аппарата управления при подготовке проекта документа, так и руководителя при его подписании. Кроме того, это помогает делопроизводственной службе контролировать качество подготовки документа и его оформления. Существующая в настоящее время в ряде организаций практика оформления визы только подписью должностного лица (без расшифровки, указания должности и даты) недопустима.

Виза также используется при ознакомлении работников организации с документом.

Виза ознакомления состоит из наименования должности работника, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты ознакомления.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Она должна быть дополнена словами: "С … (наименование вида документа в творительном падеже) ознакомлен(а, ы)", например:

Оформленная таким образом виза ознакомления подтверждает факт ознакомления работника с документом. Виза располагается внизу лицевой стороны последнего листа документа или на его, оборотной стороне после реквизитов "подпись", "гриф согласования документа" и "визы согласования документа".

Дата публикования: 2014-11-02, Прочитано: 782 | Нарушение авторского права страницы

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год.(0.002 с)…

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг, приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Состав удостоверения

К составу удостоверения документов относятся реквизиты: подпись, оттиск печати, гриф утверждения документа. В боль­шинстве случаев для удостоверения управленческих документов достаточно наличия в них подписи уполномоченного лица. От­дельные документы дополнительно удостоверяются посредством проставления в них оттиска печати или оформления грифа утверждения.

Вопрос о составе удостоверения документов должен быть рассмотрен и решен в каждой организации. Принятым по дан­ному вопросу решением являются разработанные в организации локальные перечни документов:

· перечень документов, которые издаются (подписываются) руководителем организации,

· перечень документов, которые издаются (подписываются) лицами, наделенными соответствующими полномочиями,

· перечень документов, удостоверяемых оттиском печати,

· перечень документов, подлежащих утверждению.

Названные перечни документов включаются в Инструкцию по делопроизводству.

подпись – это обязательный реквизит документа, без которого ни один документ не считается подлинником (оригиналом). Располагается ниже текста. Наименование должности, подпись, расшифровка. Наименование должности может быть кратким (если документ составлен на бланке организации) и полным (если не на бланке организации, т.е. нужно написать должность и наименование организации). Обычно подписи располагаются по иерархии. Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением подписи должностного лица. Использование факсимиле допускается только при согласии сторон или специального нормативного документа (эти требования касаются документов, выходящих за пределы организации, для внутренних документов организация сама определяет порядок использования факсимиле: издается распорядительный документ или эти требования прописываются в инструкции по делопроизводству). Электронно-цифровая подпись — обязательный реквизит цифрового документа, предназначенный для защиты документа от подделки. Этот реквизит получен в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, позволяющего идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить искажения информации в электронном документе. Открытый ключ позволяет прочесть информацию, зашифрованную при помощи закрытого ключа. Существует ФЗ «об электронно-цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ.

Печать – это особый способ удостоверения подлинности документа и подтверждение его юридической силы.

Основы делопроизводства

Образец, пример, шаблон

Нужно ли утверждать регламент согласования? Обязательно. Нужно зафиксировать правила игры, одинаковые для всех.

Можно ли отказаться от санкций в положении? Санкции необходимы для обеспечения выполнения регламента. Все должны понимать, что будет, если они будут плохо работать, намеренно затягивать согласование.

Не слишком ли жесткий регламент? Нет. Люди получают зарплату за свою работу и должны выполнять ее качественно. Любые простои — потери для бизнеса.

Можно ли использовать предложенную форму мне в своей работе? Конечно. Копируйте, адаптируйте, применяйте. Для этого и опубликовано.

Поясните, пожалуйста … Пишите нам вопросы. Ссылка на контакты в конце статьи.

Предлагаю Вашему вниманию регламент согласования проектов документов.

Прочтите также: Положение о неразглашении коммерческой тайны, конфиденциальной информации

Утверждено приказом
генерального директора
N _________ от ___________

Цели и задачи регламента.

Настоящий регламент направлен на повышение управленческой эффективности компании, быстроты и качества принятия решений. Выполнение регламента должно обеспечить конкурентные преимущества компании на динамичных рынках, требующих быстрого и ответственного принятия решений.

Регламент устанавливает порядок формирования документов для согласования, порядок и сроки рассмотрения заявок на согласование, порядок выставления замечаний и их устранения.

Порядок подготовки документов для согласования

Инициатор согласования готовит комплект документов для согласования. На согласование направляется полностью готовый, сформированный комплект документов. Внесение изменений по собственной инициативе в комплект документов, уже направленный на согласование, инициатором допускается только в экстренных случаях (обнаружение ошибок) с последующим обязательным депремированием инициатора, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.

[Комментарий. На согласование должны направляться готовые документы. Если разрешить направлять полуфабрикаты, то согласующие подразделения завалятся бумагой, будут по десять раз смотреть один и тот же документ]

Инициатор для каждого согласующего подразделения оформляет отдельный лист согласования, в котором указывает название документа, согласующее подразделение и дату направления.

[Комментарий. Отдельные листы согласования для различных подразделений совместно с правилом, что каждый работает только с вопросами своей компетенции, позволяют проводить согласование параллельно]

Инициатор направляет документ на согласование в подразделения, чьи сферы ответственности затрагивает документ.

Инициатор уведомляет секретариат о начале согласования документа, передает в секретариат список служб и отделов, куда направлен документ с указанием даты направления.

Порядок формирования замечаний

Согласующее подразделение в трехдневный срок обязано согласовать документ или подготовить исчерпывающий список замечаний. На следующих этапах согласования обсуждаются только вопросы, поднятые на этом этапе. Появление новых замечаний по уже проработанному тексту возможно только в экстренных случаях (обнаружение пропущенных ошибок) с последующим обязательным депремированием согласующего специалиста, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.

Выставление подразделением замечаний, не относящихся к сфере его компетенции, не допускается.

[Комментарий. Пункты направлены на исключение затягивания согласования. В такой формулировке регламента мы на первом этапе сразу имеем исчерпывающий список замечаний от всех подразделений. При этом замечания от разных подразделений не пересекаются. Так что их исправление не требует повторного согласования в других подразделениях.]

В листе согласований делается отметка ‘Согласовано’ или ‘Внесены замечания и предложения’. Список замечаний прилагается.

Порядок устранения замечаний

Исполнитель вносит исправления по полученным замечаниям, если считает это возможным. В случае, если исполнитель внес в документ редакцию в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, повторное согласование не требуется. Если исполнитель считает невозможным внести изменения в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, исполнитель направляет пояснительную записку, объясняющую ситуацию.

Для сближения позиций исполнитель может провести рабочее совещание с лицом, ответственным за согласование.

Обо всех документах, которые не удается согласовать в 15-дневный срок, докладывается руководству компании.

Сфера действия регламента

Настоящее положение распространяется на все подразделения и сферы деятельности компании. Регламент обязателен для исполнения всеми сотрудниками компании, в чьи служебные обязанности входит согласование документов.

Согласование осуществляется в следующих подразделениях:

Информационные технологии, программное обеспечение, компьютеры и связь — Отдел информационных технологий.

Юридические вопросы — Юридическая служба.

Кадровые вопросы, обучение, социальные программы, премирование и поощрение, подбор персонала, аттестация, сокращения и увольнения — Служба управления персоналом.

Финансовые вопросы — Финансовый департамент, бухгалтерия.

Структура, содержание, текст документов, ознакомление сотрудников — Секретариат.

Вопросы доступа, вопросы безопасности — Служба безопасности.

Раскрытие информации, интервью, публикации, реклама и рекламные материалы — Служба рекламы и PR.

Ответственность

Сотрудник, согласовавший документ, в части своих компетенций несет ответственность за его правильность и соответствие интересам компании. Ответственность сотрудника регулируется законодательством и внутренними документами компании.

(читать дальше…) :: (в начало статьи)

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Добрый день! Где должен храниться лист согласования проекта приказа (распоряжения)? Вместе с вышедшим документом или отдельно? Сколько времени хранится Лист согласования? Есть ли какой-то регламентирующий документ? Спасибо. Читать ответ…

Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, шаблон, текст, стру…
Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, поя…

Запросы, обращения. Типовой порядок, регламент рассмотрения, ответа. П…
Типовой порядок, регламент рассмотрения и ответа на запросы и обращения граждан,…

Написание делового документа. Образец, шаблон, пример….
Особенности написания официальных и деловых документов. Примеры текстов в формал…

Стиль официальной переписки. Особенности, примеры…
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе…

План-график выполнения работ, оказания услуг, поставки. Составить. Вып…
План-график. Образец, советы по составлению….

Как составить протокол совещания? Советы, инструкция…
Образец протокола совещания. Как составить стенограмму обсуждения. Как написать …

Положение, приказ, концепция кадровой политики предприятия, организаци…
Пример положения о кадровой политике….

Как составить докладную записку? Текст, пример….
Советы по составлению докладных записок. Правила, структура, примеры. Как правил…

Ответы пользователей

8 августа 2018 в 14:19

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (см. пункт 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю),

- на последнем листе документа под текстом,

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа (см. пункт 5.20 этого же ГОСТа)

Смотрите видео: Pabllo Vittar - Open Bar Videoclipe Oficial (July 2020).