Вопросы к Юристу

Может ли у сотрудника быть две командировки в один день?

При отказе без веских оснований работник может быть наказан. Какие предусмотрены виды наказаний:

    выговор, замечание, увольнение.

При направлении в командировку сотрудника порядок ее оформления не изменяется.

Однако появляется необходимость в составлении дополнительных документов ‒ маршрутного листа и служебной записки. Они необходимы для расчета выплат сотруднику, поскольку при поездке на личном авто он не сможет предоставить нанимателю по возвращении такие бумаги, как авиа или ж/д билеты.

  • настройкой, ремонтом и обслуживанием оборудования,
  • обучением персонала.

    Как составить документа — в нашей статье.

    Правомерно ли увольнение по соглашению сторон без компенсации? Читайте . Сотруднику, находящемуся в поездке для выполнения служебного задания, гарантируется:

    1. компенсация командировочных расходов.
    2. сохранение средней заработной платы за все рабочие дни недели по графику работы на постоянном месте службы, плюс в двойном размере,
    3. сохранение рабочего места и должности,

    Гарантии и компенсации при служебных командировках регулируются Российским законодательством и прописаны в Положении о командировках, а также в статье 167 и 168 ТК.

    Гарантии и компенсация расходов распространяются только на сотрудников, с которыми у предприятия заключен трудовой договор.

    Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

    1. беременные женщины,
    2. работники в возрасте до 18 лет.
    1. женщины, имеющие детей до трех лет,
    2. работники, имеющие детей-инвалидов,
    3. работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет,
    4. работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
    5. Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
      • женщины, имеющие детей до трех лет,
      • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет,
      • работники, имеющие детей-инвалидов,
      • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

    Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке.

    В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством.

    Совет 1: Как считать дни командировки

    Но формально требовать от сотрудника в день возвращения из командировки идти на работу никто не может.

    3 Затруднения при подсчете дней командировки вызывает также момент, связанный с необходимостью доехать от города, где живет работник, до аэропорта. Если самолет отправляется ночью уже следующего дня, временем начала командировки обычно считается момент посадки работника в транспортное средство, доставляющее его в аэропорт (автобус, электричку, экспресс).

    Проще говоря, человек улетел в 4 часа утра в понедельник, но чтобы добраться до аэропорта, расположенного вне черты города, ему пришлось в 23:00 в воскресенье воспользоваться последним автобусом. В этом случае днем отъезда считается воскресенье.

    Оплата двойной командировки

    Существует две возможности оформления двух командировок подряд:

    • Каждая из командировок оформляется отдельным пакетом документации.
    • Документально две командировки объединяются в одну.

    Далее мы расскажем, как оплатить такое деловое путешествие и оформить отчетные документы в каждом из вариантов. При планировании отъезда работника предприятия или организации из одной командировки в другую (отъезд в новую командировку в день приезда из другой) по каждой из них оформляются:

    • Приказ по организации.
    • Служебное задание.
    • Командировочное удостоверение (за исключением случаев направления работника в страны СНГ).

    В табеле учета отметка о присутствии сотрудника на рабочем месте в день приезда-отъезда проставляется в соответствии с внутренними нормативными документами или по договоренности с руководством.

    «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки»

    и Трудовой кодекс), конкретно описанную ситуацию вообще не рассматривают.

    Следовательно, возникает вопрос, в каком размере и каким образом начислять работникам суточные в день приезда-отъезда?

    В соответствии с рекомендациями Минфина РФ в таком случае можно предусмотреть два способа:

    • Оплатить двойные суточные, исходя из того, что оплате подлежат как первый день новой командировки, так и последний день той, из которой работник прибыл.
    • Оплатить суточные расходы работнику в одинарном размере, исходя не из количества командировок как таковых, а из общего количества суток, которые сотрудник провел в двух командировках вместе взятых.

    При использовании обоих вариантов претензий со стороны налоговых органов не должно возникнуть. При предварительном планировании командировок работника можно предусмотреть вариант, при котором они будут объединены.

    С точки зрения предотвращения каких-либо претензий от налоговиков, такой способ оформления является наиболее безопасным.

    Приказ на такую командировку по организации издается один с перечислением мест, куда направляется сотрудник, целей и общей длительности командировки.

    Может ли у сотрудника быть две командировки в один день?

    День приезда сотрудника в место постоянной работы определяется аналогично. ПРИМЕР 1. Работник вернулся из служебной командировки поездом 9 октября 2012 года в 10.20.

    Железнодорожный вокзал находится в черте города. 10 октября 2012 года в 00.50 он улетает в другую командировку.

    Регистрация на рейс заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Дорога в аэропорт, расположенный в удалении от города, занимает у сотрудника один час.

    Две командировки в один день

    Оплата двойной командировки

    Существует две возможности оформления двух командировок подряд:

    • Каждая из командировок оформляется отдельным пакетом документации.
    • Документально две командировки объединяются в одну.

    Далее мы расскажем, как оплатить такое деловое путешествие и оформить отчетные документы в каждом из вариантов. При планировании отъезда работника предприятия или организации из одной командировки в другую (отъезд в новую командировку в день приезда из другой) по каждой из них оформляются:

    • Приказ по организации.
    • Служебное задание.
    • Командировочное удостоверение (за исключением случаев направления работника в страны СНГ).

    В табеле учета отметка о присутствии сотрудника на рабочем месте в день приезда-отъезда проставляется в соответствии с внутренними нормативными документами или по договоренности с руководством.

    «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки»

    и Трудовой кодекс), конкретно описанную ситуацию вообще не рассматривают.

    Следовательно, возникает вопрос, в каком размере и каким образом начислять работникам суточные в день приезда-отъезда?

    В соответствии с рекомендациями Минфина РФ в таком случае можно предусмотреть два способа:

    • Оплатить двойные суточные, исходя из того, что оплате подлежат как первый день новой командировки, так и последний день той, из которой работник прибыл.
    • Оплатить суточные расходы работнику в одинарном размере, исходя не из количества командировок как таковых, а из общего количества суток, которые сотрудник провел в двух командировках вместе взятых.

    При использовании обоих вариантов претензий со стороны налоговых органов не должно возникнуть. При предварительном планировании командировок работника можно предусмотреть вариант, при котором они будут объединены.

    С точки зрения предотвращения каких-либо претензий от налоговиков, такой способ оформления является наиболее безопасным.

    Приказ на такую командировку по организации издается один с перечислением мест, куда направляется сотрудник, целей и общей длительности командировки.

    Может ли у сотрудника быть две командировки в один день?

    День приезда сотрудника в место постоянной работы определяется аналогично. ПРИМЕР 1. Работник вернулся из служебной командировки поездом 9 октября 2012 года в 10.20.

    Железнодорожный вокзал находится в черте города. 10 октября 2012 года в 00.50 он улетает в другую командировку.

    Регистрация на рейс заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Дорога в аэропорт, расположенный в удалении от города, занимает у сотрудника один час.

    Две командировки в один день

    Для каждой из служебных командировок организация оформит свой пакет документов, который будет включать:

    1. (по ).
    2. приказ о направлении работника в командировку (по или ),
    3. служебное задание (по , утвержденной ),

    Командировочное удостоверение не выписывается только при направлении сотрудника за границу (кроме случаев командирования в страны СНГ). На основании приказов о направлении в командировку делаются отметки в табеле2.

    Вопрос о явке сотрудника на работу в день приезда из одной командировки и выезда в другую решается по договоренности с работодателем (). Как правило, специальная норма устанавливается в локальном нормативном акте либо в приказе руководителя.

    Если по согласованию с руководителем сотрудник выходит на работу, такой день считается рабочим.

    В связи с изменениями законодательства, список необходимых для служебной поездки документов несколько сократился. Положение о правилах направления в командировку неоднократно пересматривалось и дорабатывалось.

    Нововведения сделали процесс оформления командировки значительно проще в связи с отменой некоторых обязательных документов. По новым правилам, для оформления служебной поездки в 2019 году необязательными стали следующие документы:

    1. командировочные удостоверения,
    2. служебное задание,
    3. отчет о поездке,
    4. журналы учета.

    Еще одним нововведением является отмена ограничений сроков командировки. Ранее срок поездки не мог превышать сорока дней или одного года для строителей.

    Вопрос-ответ по теме

    Может ли у сотрудника в один день закончится одна командировка и в этот же день начаться другая командировка?

    Трудовое законодательство не содержит запрет на подобную ситуацию, то есть сотрудник может в один день вернуться из командировки и в этот же день отправиться в другую командировку.

    В этом случае на каждую командировку надо будет оформить свой пакет документов. И сотрудник должен успеть отчитаться (представить авансовый отчет) по первой командировке.

    Но в этой ситуации возникает проблема с оплатой суточных, поскольку нет однозначного ответа на вопрос о том надо ли выплачивать суточные по каждой командировке или выплатить суточные только за один день (подробно об этой проблеме см. приложение к ответу). При этом в локальном акте организации можно закрепить, что в этом случае такой день рассматривается как один календарный день командировки и суточные выплачиваются именно за 1 день.

    Поэтому в подобных ситуациях работодателям целесообразно объединять посещение нескольких мест в одну командировку, это снимает все вопросы, связанные с оплатой суточных и авансовым отчетом по командировке.

    Мы рассказывали ранее о Командировке во время отпуска в материале по ссылке.

    Подробности в материалах Системы Кадры:

    Ситуация: Две командировки в один день

    Журнал «Зарплата» № 11, Ноябрь 2012

    А.В. Стегно, эксперт журнала «Зарплата»

    Cотрудник, утром вернувшись из одной командировки, вечером того же дня уезжает в другую. Перед работодателем встает ряд вопросов по оформлению этой ситуации, ответы на которые вы найдете в статье.

    Cлужебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

    Важную информацию о Оплате гостиницы в командировке вы найдете в материале здесь.

    Порядок направления работников в служебные командировки на территории РФ и иностранных государств установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

    КАК ПЕРЕСЕКАЮТСЯ ДВЕ КОМАНДИРОВКИ

    Согласно пункту 4 Положения днем выезда в командировку считается дата отправления поезда или другого транспортного средства от места постоянной работы, а днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

    При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие.

    При расположении станции (пристани, аэропорта) за чертой населенного пункта учитывается время, которое занимает у сотрудника путь до места убытия транспортного средства.

    День приезда сотрудника в место постоянной работы определяется аналогично.

    Работник вернулся из служебной командировки поездом 9 октября 2012 года в 10.20. Железнодорожный вокзал находится в черте города. 10 октября 2012 года в 00.50 он улетает в другую командировку. Регистрация на рейс заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Дорога в аэропорт, расположенный в удалении от города, занимает у сотрудника один час. Необходимо определить дату отъезда сотрудника во вторую командировку.

    Работник должен пройти регистрацию 10 октября 2012 года до 00.10. Значит, он должен выехать из города в аэропорт 9 октября 2012 года не позже 23.10. Таким образом, датой отъезда во вторую командировку будет считаться 9 октября 2012 года — день, когда сотрудник вернулся из предыдущей командировки.

    Таким образом, вероятны совпадения последнего дня одной командировки и первого дня другой. Причем нормы трудового законодательства позволяют работодателям направлять сотрудников в следующую командировку в день возвращения из предыдущей 1 .Варианты оформления этого случая представлены на схеме ниже.

    Для каждой из служебных командировок организация оформит свой пакет документов, который будет включать приказ о направлении работника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а).

    Суточные по двум командировкам

    Суточные относятся к дополнительным расходам, связанным с проживанием сотрудника вне постоянного места жительства. Работодатель обязан выплачивать их работнику на основании статьи 168 ТК РФ.

    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, составленным в соответствии с Положением.

    Так, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения).

    Продолжительность нахождения сотрудника в командировке исчисляется в календарных днях. При этом за день отъезда и день приезда суточные выплачиваются в полном размере, даже если сотрудник уехал поздно вечером, а вернулся ночью или рано утром.

    Однако ни Трудовой кодекс, ни Положение не рассматривают ситуацию, когда работник в один и тот же день возвращается из командировки и убывает в следующую.

    Документальное подтверждение суточных

    По мнению Минфина России, при налогообложении прибыли размер расходов в виде суточных можно подтвердить командировочным удостоверением. При этом представление чеков и квитанций, на основании которых работник израсходовал полученные суточные, не требуется (письмо от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741).

    Возникает вопрос: в каком размере следует начислить суточные за этот день? Возможны два варианта. Рассмотрим их.

    Выплата суточных в двойном размере. Организация может исходить из того, что суточные положены за каждый день каждой командировки. То есть нужно оплачивать последний день первой командировки и первый день второй командировки независимо от того, что они приходятся на одно и то же число. В данном случае суточные за этот день выплачиваются в двойном размере.

    А как быть, если работник вернулся из командировки по России и сразу уехал в загранкомандировку? Согласно пункту 18 Положения при следовании сотрудника с территории РФ дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ — в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

    В данной ситуации установлены разные нормы для командировок. Поэтому суточные за день пересечения границ выплачиваются с учетом обеих норм.

    Д.Ю. Чехов работает в ООО «Хрусталь». В положении о на-
    правлении работников ООО «Хрусталь» в служебные командировки
    указано, что возмещение расходов на выплату суточных осуществля-
    ется в следующих размерах:

    — 700 руб. — за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ,

    — 2500 руб. — за каждый день нахождения в заграничной командировке.

    Утром 29 октября 2012 года Д.Ю. Чехов вернулся из командировки по территории России, а вечером убыл в загранкомандировку. Необходимо определить размер суточных, причитающихся за этот день.

    Если на основании локального нормативного акта порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, предусматривает оплату суточных в двойном размере при двух командировках в один день, Д.Ю. Чехов получит за 29 октября 2012 года суточные в сумме 3200 руб. (700 руб. + 2500 руб.).

    Налоговые риски удвоения суточных. У компании, которая установит двойные суточные за один день, могут возникнуть налоговые риски.

    На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на командировки, в частности суточные, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Если фирма выплатит сотруднику суточные в двойном размере, а затем учтет их при исчислении налога на прибыль, то спора с налоговыми инспекторами не избежать.

    Двойные суточные и страховые взносы. В отношении страховых взносов при выборе данного варианта выплаты суточных переживать не стоит.

    При оплате организацией расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за границей суточные не облагаются страховыми взносами. Об этом сказано в части 2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» и пункте 2 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». При этом никакие лимиты не установлены.

    НДФЛ не облагаются суточные…

    Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ в доход, облагаемый НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

    То есть суточные не облагаются страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Данный вывод подтверждает ФСС РФ в письме от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

    Значит, если внутренние нормы компании предусматривают выплату суточных в двойном размере за последний день первой командировки и первый день второй командировки, страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных.

    Выплата суточных в одинарном размере. При определении размера суточных можно отталкиваться от количества календарных дней нахождения работника в командировке, а не от числа командировок, приходящихся на конкретную дату.

    Тогда суточные за последний день первой деловой поездки и первый день второй командировки будут начислены в одинарном размере.

    А как при таком варианте поступить, если работник вернулся из командировки по России и в этот же день убыл в заграничную командировку?

    Для ответа на данный вопрос еще раз обратимся к пункту 18 Положения. Так, при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. Так как нормы для российских и зарубежных деловых поездок установлены разные, организация не вправе начислить командированному сотруднику суточные по норме, утвержденной для командировок внутри страны. То есть за день пересечения командировок работник должен получить суточные в большем размере по норме, действующей для иностранных поездок.

    В целях налогообложения прибыли одну часть суточных можно отнести к первой командировке, а другую часть — ко второй.

    Либо можно считать, что за первый день второй командировки суточные не выплачиваются, так как они уже начислены в полном объеме за последний день первой командировки (если обе командировки по РФ).

    Заметим, что при таком способе начисления суточных налог на доходы физических лиц уплачивается, только если их размер превышает (п. 3 ст. 217 НК РФ):

    — 700 руб. — за день командировки на территории РФ,

    — 2500 руб. — за день командировки на территории иностранного государства.

    Порядок распределения размера суточных для учета их в составе расходов следует прописать в коллективном договоре (локальном нормативном акте).

    Мы рассказывали ранее о Оформлении путевого листа в командировке в материале по ссылке.

    Популярные вопросы

    Командировочный аванс: как выдать и отчитаться?

    На основании пункта 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П, не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет.

    Выдавать деньги под отчет на следующую командировку можно только при условии, что работник полностью погасил задолженность по предыдущим подотчетным авансам 4 .

    Если работник приезжает из одной командировки и в этот же день направляется в другую, он может не успеть отчитаться по первому авансу. Кроме того, по договоренности с работодателем сотрудник в этот день вообще может не выйти на работу. Значит, он не получит аванс на вторую командировку. Как можно решить эту проблему?

    Давайте рассуждать. Законодательством не установлено, за сколько дней до начала деловой поездки работнику нужно выдать аванс на командировочные расходы. Главное, чтобы были изданы приказы о направлении в командировку и написано заявление работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс.

    Следовательно, организация вправе выдать под отчет денежные средства сразу на две командировки.

    Авансовый отчет работник представит в течение трех дней после возвращения из второй служебной поездки.

    Объединяем две командировки в одну

    Если работодатель заранее планирует направить сотрудника в две командировки, которые могут пересечься, он вправе оформить одну командировку в несколько населенных пунктов. Это самый безопасный с точки зрения налоговых рисков вариант.

    Оформляя поездку по служебным заданиям таким образом, не придется решать вопросы, связанные с двойными суточными и их учетом. Кадровые документы также оформляются в общем порядке. Однако есть нюансы, на которые следует обратить внимание. Рассмотрим их.

    Документальное сопровождение. Прежде всего составляется и утверждается одно служебное задание. В нем перечисляется несколько мест назначения (страна, город, организация) и приводятся цели, для реализации которых сотрудник командируется в каждое из них.

    На основании этого документа издается приказ о направлении работника в командировку. В нем также через запятую указываются места назначения, цели и длительность командировки.

    Напомним, что срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения). В настоящее время продолжительность командировки законодательно никак не ограничена.

    Если работнику предстоит поездка в компании, расположенные на территории России или стран Содружества независимых государств, оформляется командировочное удостоверение в одном экземпляре. Отметки о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые командирован сотрудник, затем заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью фирмы (п. 7 Положения).

    Если работник отправляется в зарубежную командировку, достаточно оформить только служебное задание и издать приказ.

    Для документального подтверждения командировочных расходов работник должен приложить к авансовому отчету копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении государственной границы РФ.

    Суточные при посещении нескольких стран. Работнику, который направлен в командировку на территорию двух или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства следования работника (п. 18 Положения).

    Обратите внимание: при пересечении границ стран Шенгенского соглашения отметки об этом не делаются. В подобном случае нужно руководствоваться приказом 5 , распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в гостиницах.

    Учет расходов. Если сотрудник направлен со служебными заданиями сразу в несколько мест, при исчислении налога на прибыль в расходах учитываются также затраты по проезду из одного населенного пункта в другой, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и п. 12 Положения).

    Иногда для переезда из одного населенного пункта в другой работники, находящиеся в командировке, арендуют автомобиль. В такой ситуации расходы на его аренду можно учесть в целях налогообложения прибыли, если они обоснованны и документально подтверждены (письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742 и постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22.09.2010 № А32-49229/2009).

    Обратите внимание: оправдательные документы, составленные на иностранных языках, обязательно должны иметь построчный перевод на отдельном листе на русский язык (письмо УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 № 20-15/124949).

    Запись в табеле. При направлении сотрудника в служебную командировку в несколько мест табель учета рабочего времени оформляется в общем порядке. То есть за все дни командировки проставляется код К или 06.

    Как пересекаются две командировки

    Согласно п. 4 Положения днем выезда в командировку считается дата отправления поезда или другого транспортного средства от места постоянной работы, а днем приезда из командировки - дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

    При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие.

    При расположении станции (пристани, аэропорта) за чертой населенного пункта учитывается время, которое занимает у сотрудника путь до места убытия транспортного средства.

    День приезда сотрудника в место постоянной работы определяется аналогично.

    Пример 1. Работник вернулся из служебной командировки поездом 9 октября 2012 г. в 10.20. Железнодорожный вокзал находится в черте города. 10 октября 2012 г. в 00.50 он улетает в другую командировку. Регистрация на рейс заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Дорога в аэропорт, расположенный в удалении от города, занимает у сотрудника один час. Необходимо определить дату отъезда сотрудника во вторую командировку.

    Решение. Работник должен пройти регистрацию 10 октября 2012 г. до 00.10. Значит, он должен выехать из города в аэропорт 9 октября 2012 г. не позже 23.10. Таким образом, датой отъезда во вторую командировку будет считаться 9 октября 2012 г. - день, когда сотрудник вернулся из предыдущей командировки.

    Таким образом, вероятны совпадения последнего дня одной командировки и первого дня другой. Причем нормы трудового законодательства позволяют работодателям направлять сотрудников в следующую командировку в день возвращения из предыдущей . Варианты оформления этого случая представлены на схеме ниже.

    В рамках данной статьи не рассматриваются служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. - Примеч. ред.

    Варианты оформления командировки, если в один день совпали возвращение и отъезд

    Схема Две командировки

    Для каждой из служебных командировок организация оформит свой пакет документов, который будет включать:

    • служебное задание (по форме N Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1),
    • приказ о направлении работника в командировку (по форме N Т-9 или N Т-9а),
    • командировочное удостоверение (по форме N Т-10).

    Командировочное удостоверение не выписывается только при направлении сотрудника за границу (кроме случаев командирования в страны СНГ).

    Заполняем табель учета рабочего времени

    На основании приказов о направлении в командировку делаются отметки в табеле учета рабочего времени .

    Унифицированные формы служебного задания, приказа о направлении работника в командировку, командировочного удостоверения и табеля учета рабочего времени утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

    Вопрос о явке сотрудника на работу в день приезда из одной командировки и выезда в другую решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения). Как правило, специальная норма устанавливается в локальном нормативном акте либо в приказе руководителя.

    Если по согласованию с руководителем сотрудник выходит на работу, такой день считается рабочим. За этот день сотрудник получает заработную плату. В табеле день выхода на работу обозначается кодом Я или 01.

    Если сотрудник на работу в этот день не выходит, указанный день относится к периоду командировки. В табеле будет проставлен код К или 06 . Напомним, что за дни командировки, которые являются по основному графику сотрудника рабочими, ему начисляется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

    Об оформлении табеля учета рабочего времени читайте в статье "Табель учета рабочего времени" (электронный журнал "Зарплата", 2010, N 11). - Примеч. ред.

    Пример 2. С.В. Дальнопутов и Н.И. Перелетова трудятся в ООО "Уют" в Москве. В положении о направлении работников ООО "Уют" в служебные командировки указано, что сотрудник обязан выйти на работу:

    • в день отъезда в командировку, если транспортное средство отправляется из Москвы после 18.00,
    • в день приезда из командировки, если транспортное средство прибывает в Москву до 09.00.

    С.В. Дальнопутов вернулся из командировки 25 октября 2012 г. в 06.30 и в 20.45 уехал в другую командировку. В этот же день Н.И. Перелетова вернулась из командировки в 11.20 и в 17.40 убыла в другую командировку. Как это отразить в табеле учета рабочего времени за 25 октября 2012 г.?

    Решение. В отношении С.В. Дальнопутова табельщик проставит код Я, а Н.И. Перелетовой - код К.

    Суточные по двум командировкам

    Суточные относятся к дополнительным расходам, связанным с проживанием сотрудника вне постоянного места жительства. Работодатель обязан выплачивать их работнику на основании ст. 168 ТК РФ.

    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, составленным в соответствии с Положением.

    Так, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения).

    Продолжительность нахождения сотрудника в командировке исчисляется в календарных днях. При этом за день отъезда и день приезда суточные выплачиваются в полном размере, даже если сотрудник уехал поздно вечером, а вернулся ночью или рано утром.

    Однако ни Трудовой кодекс, ни Положение не рассматривают ситуацию, когда работник в один и тот же день возвращается из командировки и убывает в следующую.

    Примечание. Документальное подтверждение суточных

    По мнению Минфина России, при налогообложении прибыли размер расходов в виде суточных можно подтвердить командировочным удостоверением. При этом представления чеков и квитанций, на основании которых работник израсходовал полученные суточные, не требуется (Письмо от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741).

    Возникает вопрос: в каком размере следует начислить суточные за этот день? Возможны два варианта. Рассмотрим их.

    Выплата суточных в двойном размере. Организация может исходить из того, что суточные положены за каждый день каждой командировки. То есть нужно оплачивать последний день первой командировки и первый день второй командировки независимо от того, что они приходятся на одно и то же число. В данном случае суточные за этот день выплачиваются в двойном размере.

    А как быть, если работник вернулся из командировки по России и сразу уехал в загранкомандировку? Согласно п. 18 Положения при следовании сотрудника с территории РФ дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ - в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

    В данной ситуации установлены разные нормы для командировок. Поэтому суточные за день пересечения границ выплачиваются с учетом обеих норм.

    Пример 3. Д.Ю. Чехов работает в ООО "Хрусталь". В положении о направлении работников ООО "Хрусталь" в служебные командировки указано, что возмещение расходов на выплату суточных осуществляется в следующих размерах:

    • 700 руб. - за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ,
    • 2500 руб. - за каждый день нахождения в заграничной командировке.

    Утром 29 октября 2012 г. Д.Ю. Чехов вернулся из командировки по территории России, а вечером убыл в загранкомандировку. Необходимо определить размер суточных, причитающихся за этот день.

    Решение. Если на основании локального нормативного акта порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, предусматривает оплату суточных в двойном размере при двух командировках в один день, Д.Ю. Чехов получит за 29 октября 2012 г. суточные в сумме 3200 руб. (700 руб. + 2500 руб.).

    Налоговые риски удвоения суточных. У компании, которая установит двойные суточные за один день, могут возникнуть налоговые риски.

    На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на командировки, в частности суточные, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Если фирма выплатит сотруднику суточные в двойном размере, а затем учтет их при исчислении налога на прибыль, то спора с налоговыми инспекторами не избежать.

    Двойные суточные и страховые взносы. В отношении страховых взносов при выборе данного варианта выплаты суточных переживать не стоит.

    При оплате организацией расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за границей суточные не облагаются страховыми взносами. Об этом сказано в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" и п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний". При этом никакие лимиты не установлены.

    Примечание. НДФЛ не облагаются суточные.

    Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ в доход, облагаемый НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

    То есть суточные не облагаются страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Данный вывод подтверждает ФСС РФ в Письме от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985.

    Значит, если внутренние нормы компании предусматривают выплату суточных в двойном размере за последний день первой командировки и первый день второй командировки, страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных.

    Выплата суточных в одинарном размере. При определении размера суточных можно отталкиваться от количества календарных дней нахождения работника в командировке, а не от числа командировок, приходящихся на конкретную дату.

    Тогда суточные за последний день первой деловой поездки и первый день второй командировки будут начислены в одинарном размере.

    А как при таком варианте поступить, если работник вернулся из командировки по России и в этот же день убыл в заграничную командировку?

    Для ответа на данный вопрос еще раз обратимся к п. 18 Положения. Так, при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. Так как нормы для российских и зарубежных деловых поездок установлены разные, организация не вправе начислить командированному сотруднику суточные по норме, утвержденной для командировок внутри страны. То есть за день пересечения командировок работник должен получить суточные в большем размере по норме, действующей для иностранных поездок.

    В целях налогообложения прибыли одну часть суточных можно отнести к первой командировке, а другую часть - ко второй.

    Либо можно считать, что за первый день второй командировки суточные не выплачиваются, так как они уже начислены в полном объеме за последний день первой командировки (если обе командировки по РФ).

    Заметим, что при таком способе начисления суточных налог на доходы физических лиц уплачивается, только если их размер превышает (п. 3 ст. 217 НК РФ):

    • 700 руб. - за день командировки на территории РФ,
    • 2500 руб. - за день командировки на территории иностранного государства.

    Порядок распределения размера суточных для учета их в составе расходов следует прописать в коллективном договоре (локальном нормативном акте).

    Командировочный аванс: как выдать и отчитаться?

    На основании п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П, не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет.

    Выдавать деньги под отчет на следующую командировку можно только при условии, что работник полностью погасил задолженность по предыдущим подотчетным авансам .

    Подробнее о выдаче аванса читайте в статье "Деньги на командировку" (электронный журнал "Зарплата", 2012, N 7). - Примеч. ред.

    Если работник приезжает из одной командировки и в этот же день направляется в другую, он может не успеть отчитаться по первому авансу. Кроме того, по договоренности с работодателем сотрудник в этот день вообще может не выйти на работу. Значит, он не получит аванс на вторую командировку. Как можно решить эту проблему?

    Давайте рассуждать. Законодательством не установлено, за сколько дней до начала деловой поездки работнику нужно выдать аванс на командировочные расходы. Главное, чтобы были изданы приказы о направлении в командировку и написано заявление работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс.

    Следовательно, организация вправе выдать под отчет денежные средства сразу на две командировки.

    Авансовый отчет работник представит в течение трех дней после возвращения из второй служебной поездки.

    Объединяем две командировки в одну

    Если работодатель заранее планирует направить сотрудника в две командировки, которые могут пересечься, он вправе оформить одну командировку в несколько населенных пунктов. Это самый безопасный с точки зрения налоговых рисков вариант.

    Оформляя поездку по служебным заданиям таким образом, не придется решать вопросы, связанные с двойными суточными и их учетом. Кадровые документы также оформляются в общем порядке. Однако есть нюансы, на которые следует обратить внимание. Рассмотрим их.

    Документальное сопровождение. Прежде всего составляется и утверждается одно служебное задание. В нем перечисляется несколько мест назначения (страна, город, организация) и приводятся цели, для реализации которых сотрудник командируется в каждое из них.

    На основании этого документа издается приказ о направлении работника в командировку. В нем также через запятую указываются места назначения, цели и длительность командировки.

    Напомним, что срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения). В настоящее время продолжительность командировки законодательно никак не ограничена.

    Если работнику предстоит поездка в компании, расположенные на территории России или стран Содружества Независимых Государств, оформляется командировочное удостоверение в одном экземпляре. Отметки о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые командирован сотрудник, затем заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью фирмы (п. 7 Положения).

    Если работник отправляется в зарубежную командировку, достаточно оформить только служебное задание и издать приказ.

    Для документального подтверждения командировочных расходов работник должен приложить к авансовому отчету копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении государственной границы РФ.

    Суточные при посещении нескольких стран. Работнику, который направлен в командировку на территорию двух или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства следования работника (п. 18 Положения).

    Обратите внимание: при пересечении границ стран Шенгенского соглашения отметки об этом не делаются. В подобном случае нужно руководствоваться приказом , распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в гостиницах. В приказе нужно указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране с учетом дат в проездных документах.

    Учет расходов. Если сотрудник направлен со служебными заданиями сразу в несколько мест, при исчислении налога на прибыль в расходах учитываются также затраты по проезду из одного населенного пункта в другой, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и п. 12 Положения).

    Иногда для переезда из одного населенного пункта в другой работники, находящиеся в командировке, арендуют автомобиль. В такой ситуации расходы на его аренду можно учесть в целях налогообложения прибыли, если они обоснованны и документально подтверждены (Письмо Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742 и Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22.09.2010 N А32-49229/2009).

    Обратите внимание: оправдательные документы, составленные на иностранных языках, обязательно должны иметь построчный перевод на отдельном листе на русский язык (Письмо УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 N 20-15/124949).

    Запись в табеле. При направлении сотрудника в служебную командировку в несколько мест табель учета рабочего времени оформляется в общем порядке. То есть за все дни командировки проставляется код К или 06.

    Смотрите видео: Командировка - Елена А. Пономарева (December 2020).